Relay
Einen Datenraum mit Kunden, Lieferanten oder Prüfern teilen, die kein AITEZA-Konto haben.
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Mit Relay teilen Sie einen Datenraum mit externen Gästen, etwa Kunden, Lieferanten oder Prüfern, ohne dass diese ein AITEZA-Konto brauchen. Gäste melden sich mit einem Code an, den sie per E-Mail erhalten. Je nach Einstellung können sie die geteilten Dokumente lesen und herunterladen, im Chat Fragen dazu stellen und eigene Dateien hochladen. Ändert sich auf einer Seite etwas, kann die andere Seite per E-Mail benachrichtigt werden.
Relay ist ein Add-on. Zum Teilen brauchen Sie die Rolle Relay (siehe Persönliche Einstellungen) und Bearbeitungs- oder Besitzerrechte am Datenraum. Hat Ihre Organisation das Add-on nicht, zeigt der Button Relay stattdessen Relay freischalten.
Relay einrichten
Öffnen Sie den Datenraum und wählen Sie oben Relay. Der Relay-Dialog hat diese Reiter:
- Einstellungen: Kontaktperson, Zeitraum und Berechtigungen.
- Nutzer: die Gäste und ihre Zugangsanfragen. Ein Punkt am Reiter zeigt, dass Anfragen auf Ihre Freigabe warten.
- Prompts: Beispielfragen für die Gäste. Nur sichtbar, wenn die KI-Funktionen eingeschaltet sind.
- Benachrichtigungen: wer in Ihrem Team eine E-Mail erhält, wenn Gäste Dokumente hochladen (siehe Benachrichtigungen).
Ein Datenraum mit aktivem Relay trägt das Kennzeichen Externer Zugriff. Solange der Relay aktiv ist, lässt er sich nicht löschen.
Für den Relay-Dialog können Sie Vorgaben speichern, etwa Kontaktperson, Laufzeit und Modell. Dann ist er beim Anlegen schon ausgefüllt (siehe Ihre Relays im Überblick).
Einstellungen
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Name, E-Mail, Telefon | Die Kontaktperson, die Gäste sehen. Zugangsanfragen von Gästen gehen an diese E-Mail-Adresse oder, wenn sie leer ist, an den Besitzer des Relays. Die Telefonnummer ist optional. |
| Firmenname | Gäste sehen Ihre Änderungen unter diesem Namen statt unter dem Namen der Person, die sie gemacht hat. Ist er leer, wird der Name Ihrer Organisation verwendet. |
| Sprache der E-Mails | Deutsch, English oder Polski. In dieser Sprache erhalten Gäste Einladung, Zugangscode und Benachrichtigungen. |
| Enddatum | Pflichtfeld. Nach diesem Datum wird der Zugang automatisch abgeschaltet. 14 Tage später werden der Relay, seine Freigaben und seine Nutzungsdaten gelöscht. |
| Willkommensnachricht | Ein Text mit bis zu 500 Zeichen, der in der Einladungs-E-Mail steht. |
| KI-Funktionen (Chat, Prompt-Vorschläge, KI-Suche) | Sind sie aus, können Gäste Dokumente nur ansehen, herunterladen und hochladen. |
Unter Erweiterte Einstellungen:
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Unterdatenräume | Gäste sehen auch die Unterdatenräume und Ordner des geteilten Datenraums. |
| Upload erlauben | Gäste können Dateien hochladen. |
| Download erlauben | Gäste können Dateien herunterladen. Das brauchen Gäste auch, um die Liste der Änderungen zu sehen und Benachrichtigungen zu erhalten. |
| Gäste dürfen Zugang für andere Personen anfragen | Gäste können Zugang für Kolleginnen und Kollegen anfragen. Ob diese ihn erhalten, entscheiden immer Sie. |
| Chatverlauf anzeigen | Gäste können frühere Unterhaltungen wieder öffnen. Nur mit KI-Funktionen. |
| Nachrichten pro Tag | Wie viele KI-Fragen jeder Gast pro Tag stellen kann. Leer bedeutet den Standard von 50, 0 schaltet den Chat für Gäste ab. Nur mit KI-Funktionen. |
| Modell | Das KI-Modell, das den Gästen antwortet. Zur Wahl stehen die Modelle, die Ihre Organisation für Relay erlaubt hat (siehe Relay der Organisation), und, wenn erlaubt, Auto, das je Frage ein passendes Modell wählt. Nur mit KI-Funktionen. |
Gäste einladen
Geben Sie im Reiter Nutzer die E-Mail-Adresse des Gastes ein und wählen Sie Hinzufügen. Dadurch entsteht ein persönlicher Link, eine E-Mail wird aber noch nicht verschickt. In der Zeile des Gastes können Sie:
- die Einladung über das Briefumschlag-Symbol per E-Mail versenden und später erneut senden,
- mit Link kopieren den persönlichen Link selbst weitergeben,
- mit Einladung entfernen dem Gast den Zugang entziehen.
Jede Zeile zeigt außerdem, wie viel der Gast den Relay genutzt hat: Nachrichten, Downloads und Dateien. Braucht ein Gast heute mehr Nachrichten, erhöhen Sie sein Kontingent mit Nachrichtenlimit erhöhen.
Zugangsanfragen
Ist Gäste dürfen Zugang für andere Personen anfragen eingeschaltet, können Gäste für eine andere Person Zugang anfragen, auf Wunsch mit Begründung. Die Kontaktperson erhält eine E-Mail. Im Reiter Nutzer steht die Anfrage mit Wartet auf Freigabe und dem Namen der anfragenden Person.
- Freigeben schickt der neuen Person die Einladungs-E-Mail.
- Ablehnen lehnt die Anfrage ab. Die anfragende Person wird nicht benachrichtigt.
Jeder Gast kann bis zu 5 Anfragen stellen.
Was Gäste sehen
Gäste öffnen ihren persönlichen Link, geben ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Code senden. Sie erhalten per E-Mail einen 6-stelligen Code, der 10 Minuten gültig ist. Nach 5 falschen Codes ist die Anmeldung 15 Minuten gesperrt. Eine Anmeldung gilt 30 Tage, sofern der Gast nicht vorher Sitzung beenden wählt.
Gäste arbeiten dann in drei Bereichen:
- Dokumente: die geteilten Dokumente lesen und, wenn Downloads erlaubt sind, einzelne Dateien, eine Auswahl oder alles herunterladen.
- Unterhaltungen: Fragen zu den geteilten Dokumenten stellen, wenn die KI-Funktionen eingeschaltet sind. Die KI liest nur die geteilten Dokumente und kann nichts verändern. Sie kann Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien zum Herunterladen erstellen; diese werden nicht in Ihrem Datenraum gespeichert.
- Uploads: Dateien hochladen und in Ordnern ablegen, wenn Uploads erlaubt sind.
Wurde der Relay deaktiviert oder ist er abgelaufen, zeigt der Link „Dieser Link ist nicht mehr aktiv“.
Uploads von Gästen
Dateien von Gästen landen im Unterdatenraum External Uploads des geteilten Datenraums. Jede Datei wird auf Schadsoftware geprüft; ausführbare Dateien und Skripte werden nicht angenommen.
Hochgeladene Dateien tragen den Status Prüfung ausstehend. Sie werden erst verarbeitet und von KI und Suche genutzt, wenn jemand aus Ihrem Team Jetzt prüfen und verarbeiten wählt. Danach kann der Gast die Datei nicht mehr löschen oder verschieben.
Gäste können keine Datei ersetzen. Laden sie eine neue Fassung hoch, wird sie als neue Datei gespeichert.
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Größe einer Datei | 10 GB |
| Dateien pro Gast | 1.000 |
| Speicher pro Gast | 100 GB |
| Speicher pro Relay | 100 GB |
| Ordner | 100 pro Relay, bis zu 3 Ebenen tief |
Sehen, was sich geändert hat
Gäste: Meldet sich ein Gast an und gibt es Neues, öffnet sich der Dialog Änderungen von selbst. Er listet, was Ihr Unternehmen seit dem letzten Besuch hinzugefügt, aktualisiert, verschoben oder entfernt hat. Als gesehen markieren leert die Liste, bis wieder etwas Neues kommt; Später schließt nur den Dialog. Der Reiter Verlauf listet alle Änderungen.
Ihr Team: Jeder Datenraum hat oben den Button Änderungen. Sein Reiter Neu listet, was andere geändert haben, seit Sie zuletzt nachgesehen haben. Änderungen von Gästen sind mit „(extern)“ gekennzeichnet. AITEZA öffnet diese Liste nie von selbst.
Benachrichtigungen
Relay kann beide Seiten per E-Mail über Änderungen der jeweils anderen Seite informieren:
- Gäste werden benachrichtigt, wenn Ihr Unternehmen geteilte Dokumente hinzufügt oder ändert.
- Ihr Team wird benachrichtigt, wenn Gäste Dokumente hochladen. Die E-Mail verlinkt auf die hochgeladenen Dateien.
| Wie oft | Wann eine E-Mail kommt |
|---|---|
| Keine E-Mails | Nie. Neues steht weiterhin unter Änderungen. |
| Sofort | Kurz nach einer Änderung, höchstens alle 10 Minuten eine E-Mail. |
| Täglich | Einmal am Tag zur gewählten Uhrzeit, standardmäßig 08:00. |
| Wöchentlich | Einmal pro Woche am gewählten Wochentag zur gewählten Uhrzeit. |
Eine E-Mail kommt nur, wenn sich seit der letzten E-Mail oder seit dem letzten Als gesehen markieren etwas geändert hat. Sie listet bis zu 20 Änderungen. Die Uhrzeit ist Ihre Ortszeit, die AITEZA aus Ihrem Browser übernimmt; sie bleibt bei der Zeitumstellung gleich.
Wer benachrichtigt wird
- Gäste erhalten keine E-Mails, bis sie sie selbst einschalten.
- Wer den Relay angelegt hat, wird sofort über Uploads von Gästen benachrichtigt.
- Andere Mitglieder des Datenraums werden nur benachrichtigt, wenn sie es selbst einschalten oder wenn jemand, der den Relay verwaltet, es für sie einschaltet.
Benachrichtigt werden nur aktuelle Mitglieder des Datenraums. Wer den Zugriff auf den Datenraum verliert oder die Organisation verlässt, erhält keine E-Mails mehr, auch wenn er den Relay angelegt hat.
Benachrichtigungen einrichten
Gäste wählen in der Seitenleiste neben Änderungen den Button Benachrichtigungen, legen fest, wie oft, und speichern.
Wer den Relay verwaltet, öffnet im Relay-Dialog den Reiter Benachrichtigungen. Er listet die Mitglieder des Datenraums. Wählen Sie neben einer Person Ändern, legen Sie fest, wie oft, und wählen Sie Speichern.
Ihre eigenen Benachrichtigungen für alle Ihre Relays stellen Sie auch an einer Stelle ein, unter Einstellungen › Relay (siehe Ihre Relays im Überblick).
Alle, auch Gäste, können auch im Chat darum bitten, zum Beispiel „Benachrichtige mich jeden Tag um 8 Uhr morgens über neue Dokumente in diesem Relay“. AITEZA zeigt dann unter der Antwort ein Formular, das bereits mit Ihrem Wunsch ausgefüllt ist. Prüfen Sie es, wählen Sie den Relay, falls Sie zu mehreren gehören, und wählen Sie Speichern. Erst dann ändert sich etwas.
Abbestellen
Jede E-Mail enthält einen Link zum Abbestellen. Er funktioniert ohne Anmeldung und schaltet die E-Mails ab. Unter Benachrichtigungen lassen sie sich jederzeit wieder einschalten.
Ihre Relays im Überblick
Die Seite Meine Relays unter Einstellungen › Relay zeigt alles, was Sie selbst teilen, ohne dass Sie jeden Datenraum einzeln öffnen müssen. Sie erscheint, wenn Sie die Rolle Relay haben und Ihre Organisation das Add-on hat. Die Seite hat zwei Reiter:
- Freigaben: Ihre Relays mit Datenraum, Gästen, E-Mails an Sie und dem Tag, an dem die Freigabe abläuft. Ein Filter trennt aktive von beendeten Freigaben. Über den Namen öffnen Sie den Datenraum; mit Ändern legen Sie fest, wie oft Sie zu diesem Relay E-Mails erhalten (siehe Benachrichtigungen).
- Vorgaben: womit Ihre nächste Freigabe startet.
Die Vorgaben füllen den Relay-Dialog beim Anlegen vor, damit Sie nicht jedes Mal dasselbe eintragen: Kontaktperson, Firmenname, Sprache der E-Mails, Laufzeit in Tagen, Willkommensnachricht, KI-Funktionen, Modell, Nachrichten pro Tag sowie Upload, Download, Chatverlauf und Zugangsanfragen. Jedes Feld lässt sich beim Anlegen weiterhin ändern; leere Felder behalten den üblichen Wert. Ist ein vorgegebenes Modell für Relay nicht mehr erlaubt, wird es nicht übernommen.
Alle Vorgaben zurücksetzen lässt neue Freigaben wieder mit den üblichen Werten starten. Bestehende Freigaben bleiben unverändert.
Deaktivieren, aktivieren oder zurücksetzen
- Deaktivieren sperrt den Zugang für alle Gäste auf einmal. Aktivieren gibt ihnen den Zugang wieder.
- Zurücksetzen löscht den Relay mit allen Einladungen und Links endgültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Organisations-Admins sehen alle Relays der Organisation unter Relay und können sie dort beenden. Dasselbe kann ein Gruppenadmin mit dem Bereich Externe Freigaben für die Relays seiner Gruppe (siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins).
