Personen und Gruppen
Personen einladen, Rollen und Gruppen zuweisen und Personen aus der Organisation entfernen.
Auf dieser Seite
Organisations-Admins verwalten auf zwei Seiten im Bereich Organisation der Einstellungen, wer zu ihrer Organisation gehört: Personen und Gruppen. Beide Seiten beziehen sich immer auf die Organisation, in der Sie gerade arbeiten.
Personen mit Verwaltungsrechten sehen diese Seiten ebenfalls, nur lesend oder beschränkt auf ihre Gruppen. Siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins.
Personen
Personen listet alle auf, die zur Organisation gehören, mit ihren Gruppen, Rollen und ihrem Status. Der Titel zeigt die Anzahl, zum Beispiel „Personen (24)“.
- Mit Nach Name oder E-Mail suchen finden Sie Personen schnell.
- Der Filter Status zeigt Alle, Aktiv, Eingeladen oder Deaktiviert.
- Wählen Sie eine Zeile, um die Details der Person zu öffnen. Das Menü am Ende jeder Zeile bietet Details anzeigen und die unten beschriebenen Kontoaktionen.
Der Status wird nur angezeigt, wenn eine Person nicht aktiv ist:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Kann sich anmelden. |
| Eingeladen | Hat noch kein Passwort festgelegt. |
| Deaktiviert | Kann sich in keiner Organisation anmelden. |
Personen einladen
- 1
Wählen Sie auf der Seite Personen die Schaltfläche Personen einladen.
- 2
Geben Sie unter E-Mail-Adressen eine oder mehrere Adressen ein, getrennt durch Komma oder Leerzeichen. Sie können bis zu 50 Adressen auf einmal einladen.
- 3
AITEZA prüft jede Adresse. Adressen, zu denen es schon ein Konto gibt, werden unter „Haben bereits ein Konto, werden hinzugefügt“ aufgeführt, Personen, die bereits zur Organisation gehören, unter „Bereits Mitglieder, werden übersprungen“.
- 4
Wählen Sie bei Bedarf Gruppen und Rollen für alle Eingeladenen.
- 5
Bestätigen Sie mit der Schaltfläche unten. Ihre Beschriftung sagt, was passiert, zum Beispiel 2 einladen, 1 hinzufügen.
- 6
AITEZA zeigt das Ergebnis für jede Adresse: Eingeladen, Hinzugefügt, Bereits Mitglied oder Fehlgeschlagen. Mit Weitere einladen machen Sie weiter, mit Fertig schließen Sie den Dialog.
Was danach passiert, hängt davon ab, ob es zur Adresse schon ein Konto gibt:
- Neue Adresse: AITEZA erstellt ein Konto und sendet eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen eines Passworts. Bis dahin erscheint die Person als Eingeladen. Der Link ist 72 Stunden gültig, sofern Ihre Installation nicht anders eingerichtet ist. Ist er abgelaufen, öffnen Sie die Details der Person und wählen Sie Einladung erneut senden.
- Vorhandenes Konto: Die Person wird sofort zu Ihrer Organisation hinzugefügt und per E-Mail darüber informiert. Kann diese E-Mail nicht gesendet werden, lautet das Ergebnis „Hinzugefügt, aber die E-Mail konnte nicht gesendet werden“. Die Person kann dann mit Organisation wechseln im Profilmenü zu Ihrer Organisation wechseln. Erscheint diese dort noch nicht, sollte sie sich ab- und wieder anmelden.
Rollen
Rollen schalten Funktionen frei, die über das Chatten und Arbeiten in geteilten Datenräumen hinausgehen:
| Rolle | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Datenraum-Admin | Erstellt Datenräume auf oberster Ebene. |
| Relay | Teilt Datenräume mit externen Gästen. Nur vergebbar, wenn Ihre Organisation das Relay-Add-on hat. |
| Websuche | Nutzt die Websuche im Chat. |
| API-Schlüssel | Darf persönliche API-Schlüssel für Skripte und Programme erstellen. Wird die Rolle entzogen, werden die Schlüssel der Person in jeder Organisation widerrufen. Siehe API-Schlüssel. |
| Cloud-Speicher | Darf Datenräume, deren Besitzer die Person ist, mit Ordnern in OneDrive, SharePoint, Google Drive oder Dropbox synchronisieren. Die Person verbindet ihre Konten unter Einstellungen > Cloud-Speicher. Nur vergebbar, wenn Ihre Organisation das Add-on Cloud-Speicher gebucht hat. Wird die Rolle entzogen, schlagen die von der Person eingerichteten Synchronisationen fehl. Siehe Cloud-Speicher synchronisieren und Cloud-Speicher der Organisation. |
| Organisations-Admin | Verwaltet Personen, Gruppen und Einstellungen der Organisation. |
Rollen vergeben Sie beim Einladen, in den Details der Person oder für mehrere Personen auf einmal (siehe Mehrere Personen auf einmal ändern). Änderungen in den Details werden gespeichert, sobald Sie eine Rolle an- oder abhaken.
Soll jemand nur einen Teil dieser Arbeit übernehmen, etwa die Nutzung und die Mitglieder einer Gruppe, vergeben Sie statt dieser Rolle Verwaltungsrechte. Siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins.
Mehrere Personen auf einmal ändern
Um mehreren Personen dieselbe Gruppe oder Rolle zu geben oder zu entziehen, haken Sie die Personen in der Liste an. Das Kästchen im Spaltenkopf wählt alle auf der aktuellen Seite aus; Ihre Auswahl bleibt erhalten, wenn Sie suchen oder blättern. Wählen Sie dann Gruppen und Rollen ändern.
Der Dialog zeigt alle Gruppen und Rollen. Ein Haken bedeutet, dass alle ausgewählten Personen die Gruppe oder Rolle haben, ein leeres Kästchen, dass niemand sie hat. Ein Strich bedeutet, dass nur ein Teil von ihnen sie hat; die Zahl daneben zeigt, wie viele, etwa „(2 von 5)“. Setzen Sie einen Haken, um die Gruppe oder Rolle allen ausgewählten Personen zu geben, oder entfernen Sie ihn, um sie allen zu entziehen. Klicken Sie ein Kästchen mit Strich ein drittes Mal an, erscheint wieder der Strich. Alles, was Sie nicht anklicken, bleibt unverändert. Mit Übernehmen speichern Sie die Änderungen.
Jede Änderung wird für jede Person so geprüft, als hätten Sie sie in deren Details vorgenommen, und erscheint im Audit-Log einmal je Person. Ist eine Änderung bei jemandem nicht möglich, etwa weil nur Super-Admins das Konto ändern dürfen, werden die anderen trotzdem geändert. Diese Personen bleiben ausgewählt, und eine Meldung nennt den Grund.
Details einer Person
Wählen Sie eine Person, um ihre Details in einem Seitenbereich mit drei Tabs zu öffnen: Details, Zugriffe und Aktivität. Den Tab Aktivität sehen Sie nur, wenn Sie das Audit-Log sehen dürfen.
Details
- Gruppen: Wählen Sie Ändern, haken Sie die Gruppen an und wählen Sie Gruppen speichern. Wenn Sie die letzte Gruppe einer Person entfernen, bleibt sie trotzdem in der Organisation.
- Rollen: Haken Sie Rollen an oder ab. Siehe Rollen.
- Verwaltungsrechte: die Verwaltungsrechte der Person für die ganze Organisation und für Gruppen. Mit Ändern ändern Sie die Rechte für die ganze Organisation. Siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins.
- Status: der aktuelle Status mit einer kurzen Erklärung.
- Konto: die Kontoaktionen.
Hat ein Konto Plattformrechte, weist der Seitenbereich darauf hin. Ein solches Konto können nur Plattform-Administratoren ändern.
Wer die Seite Personen über Verwaltungsrechte sieht, sieht die Details nur lesend: ohne Kontoaktionen und ohne Gruppen oder Rollen ändern zu können. Siehe Personendetails nur lesend.
Kontoaktionen
| Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Passwort zurücksetzen | Sendet der Person eine E-Mail mit einem Link zum Festlegen eines neuen Passworts. Bei eingeladenen Personen heißt die Aktion Einladung erneut senden und sendet den Einladungslink erneut. Die API-Schlüssel der Person funktionieren weiter. |
| Überall abmelden | Beendet sofort alle Sitzungen der Person auf allen Geräten und widerruft ihre API-Schlüssel. Die Person kann sich danach wieder anmelden. Nützlich, wenn ein Gerät verloren gegangen ist oder ein Konto kompromittiert sein könnte. |
| Deaktivieren | Sperrt die Anmeldung in allen Organisationen dieser Person, nicht nur in Ihrer. Gruppen und Zugriffe bleiben erhalten und gelten wieder, sobald Sie Aktivieren wählen. Die API-Schlüssel der Person werden widerrufen und funktionieren auch nach dem Aktivieren nicht wieder. |
| Aus der Organisation entfernen | Entzieht alle Zugriffe in Ihrer Organisation und widerruft die API-Schlüssel der Person darin. Das Konto selbst bleibt bestehen, die Person kann also andere Organisationen, zu denen sie gehört, weiter nutzen. |
Alle Aktionen außer Aktivieren müssen Sie bestätigen. Ihr eigenes Konto können Sie weder deaktivieren noch entfernen.
Eine Person aus der Organisation entfernen
Wenn Sie Aus der Organisation entfernen wählen, listet ein Dialog alles auf, was die Person verliert: Datenräume, Workflows, Prompts und Gruppen, jeweils mit ihrer Rolle und gegebenenfalls der Gruppe, über die der Zugriff besteht („über Gruppe …“). Außerdem wird die Person aus allen Gruppen der Organisation entfernt.
Ist die Person die einzige Besitzerin eines Datenraums, fragt der Dialog, wer jeden dieser Datenräume übernimmt. Wählen Sie für jeden unter Neuer Besitzer von … eine Person aus. Die Schaltfläche Entfernen bleibt deaktiviert, bis jeder dieser Datenräume einen neuen Besitzer hat. Kann niemand sonst in der Organisation übernehmen, laden Sie zuerst jemanden ein.
Workflows und Prompts werden nicht übergeben: Die Person verliert einfach den Zugriff darauf.
Zugriffe
Der Tab Zugriffe zeigt, was die Person in der Organisation öffnen kann: Datenräume, Workflows, Prompts und Gruppen, jeweils mit der Anzahl der Einträge. Jeder Eintrag zeigt die Rolle der Person (Besitzer, Bearbeiter oder Betrachter) und ob der Zugriff direkt oder „über Gruppe …“ besteht. Hat die Person auf mehreren Wegen Zugriff, wird die stärkste Rolle angezeigt.
Öffentliche Prompts werden nicht pro Person aufgeführt, denn sie sieht jede Person in der Organisation.
Aktivität
Der Tab Aktivität listet, was diese Person in den letzten 30 Tagen getan hat, die neuesten Ereignisse zuerst und nach Tagen gruppiert; fehlgeschlagene und blockierte Aktionen sind gekennzeichnet. Er zeigt bis zu 20 Ereignisse. Im Audit-Log öffnen öffnet das Audit-Log gefiltert auf diese Person und die letzten 30 Tage; dort sehen Sie alles, können suchen und exportieren.
Gruppen
Gruppen bündeln Personen, damit Datenräume, Workflows und Prompts mit allen auf einmal geteilt werden können. Eine Gruppe kann außerdem festlegen, welche KI-Modelle ihre Mitglieder nutzen können (siehe Modelle der Organisation).
Die Seite Gruppen listet alle Gruppen der Organisation auf:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppe | Der Name der Gruppe. |
| Mitglieder | Wie viele Personen zur Gruppe gehören. |
| Beim Teilen | Angezeigt oder Ausgeblendet: ob Personen die Gruppe beim Teilen auswählen können. |
| Modelle | Auswahl der Organisation, wenn die Mitglieder die Modelle der Organisation nutzen, oder Gruppenausnahme mit der Anzahl der Modelle, wenn die Gruppe eine Gruppenausnahme hat. |
Personen mit Verwaltungsrechten sehen die Gruppen, für die ihre Rechte gelten, ohne die Spalte Modelle.
Gruppe erstellen
- 1
Wählen Sie auf der Seite Gruppen die Schaltfläche Neue Gruppe.
- 2
Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Vertrieb“. Jeder Name kann in der Organisation nur einmal vergeben werden.
- 3
Wählen Sie Gruppe erstellen. Mitglieder können Sie hinzufügen, sobald die Gruppe erstellt ist.
Eine Gruppe bearbeiten
Wählen Sie eine Gruppe, um ihren Seitenbereich mit den Tabs Details, Mitglieder, Zugriffe und Admins zu öffnen. Unter dem Namen der Gruppe sehen Sie, wie viele Mitglieder sie hat.
Details:
- Anzeigename: Ändern Sie den Namen und wählen Sie Umbenennen. Bestehende Freigaben für die Gruppe bleiben gültig.
- Beim Teilen anzeigen: Ist dieser Schalter aus, können Personen die Gruppe nicht mehr auswählen, wenn sie Datenräume, Workflows und Prompts teilen. Bereits erteilte Zugriffe der Gruppe bleiben bestehen.
- Modelle: zeigt, ob die Gruppe die Modelle der Organisation nutzt oder eine eigene Auswahl hat. Auf der Seite „Modelle“ ändern führt zu den Gruppenausnahmen.
- Gruppe löschen: löscht die Gruppe nach einer Bestätigung, siehe unten.
Mitglieder listet die Mitglieder der Gruppe auf, zum Beispiel „Mitglieder (12)“. Um jemanden hinzuzufügen, geben Sie in das Feld Personen nach Name oder E-Mail hinzufügen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Hinzufügen neben der Person. Gefunden werden nur Personen, die bereits zur Organisation gehören. Entfernen nimmt eine Person aus der Gruppe. Mehr anzeigen lädt weitere Mitglieder.
Zugriffe zeigt, was die Mitglieder über diese Gruppe öffnen können: Datenräume, Workflows und Prompts, jeweils mit der Rolle der Gruppe.
Admins listet die Gruppenadmins mit ihren Bereichen auf. Siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins.
Die Gruppen einer Person können Sie auch in ihren Details auf der Seite Personen ändern.
Personen mit Verwaltungsrechten sehen nur die Tabs, die ihre Bereiche erlauben. Siehe Gruppen für Gruppenadmins.
Eine Gruppe löschen
Wählen Sie im Tab Details des Seitenbereichs der Gruppe Gruppe löschen. Die Bestätigung listet die Zugriffe auf, die Mitglieder nur über diese Gruppe haben und verlieren werden.
Wenn Sie eine Gruppe löschen, wird sie aus allen Zugriffslisten der Organisation entfernt. Ihre Mitglieder bleiben in der Organisation und behalten ihre Konten und alle anderen Zugriffe.
