Häufig gestellte Fragen

Zugriff & Berechtigungen#

Warum kann ich keinen Datenraum auf dem Hauptdatenraum-Dashboard erstellen?#

Nur Benutzer mit der Rolle Datenraum-Administrator können Datenräume direkt auf dem Hauptdatenraum-Dashboard (Root-Ebene) erstellen. Wenn Sie diese Rolle nicht haben, können Sie trotzdem Unterdatenräume innerhalb von Datenräumen erstellen, für die Sie Besitzer- oder Bearbeiter-Zugriff haben.

Um einen Datenraum auf der Root-Ebene zu erstellen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation, um die Datenraum-Administrator-Rolle anzufordern.

Warum kann ich einen Datenraum nicht sehen, der mit mir geteilt wurde?#

Es gibt mehrere mögliche Gründe:

• Zugriff noch nicht gewährt: Der Besitzer hat möglicherweise das Hinzufügen von Ihnen noch nicht abgeschlossen. Bitten Sie ihn, Ihren Zugriff in den Datenraum-Einstellungen zu überprüfen.
• Falsches Konto: Sie sind möglicherweise mit einer anderen E-Mail-Adresse angemeldet als derjenigen, der Zugriff gewährt wurde.
• Andere Organisation: Der Datenraum gehört zu einer anderen Organisation als der, in der Sie gerade arbeiten. Wenn Sie zu mehreren Organisationen gehören, wählen Sie im Profilmenü Organisation wechseln.
• Zugriff wurde entfernt: Ihr Zugriff wurde möglicherweise widerrufen. Wenden Sie sich an den Datenraum-Besitzer.

Was ist der Unterschied zwischen Besitzer-, Bearbeiter- und Betrachter-Rollen?#

Kann ich jemandem Zugriff auf einen Unterdatenraum gewähren, ohne Zugriff auf den übergeordneten Datenraum zu gewähren?#

Ja. Der Zugriff wird für jeden Datenraum unabhängig verwaltet. Ein Benutzer kann Zugriff auf einen Unterdatenraum haben, ohne Zugriff auf seinen übergeordneten Datenraum zu haben.

Was passiert mit dem Benutzerzugriff, wenn ich einen Datenraum verschiebe?#

Wenn Sie einen Datenraum an einen neuen Ort verschieben:

• Bestehender Zugriff bleibt erhalten: Benutzer, die Zugriff auf den verschobenen Datenraum hatten, behalten ihren Zugriff.
• Zugriff auf neuen übergeordneten Datenraum wird nicht übertragen: Der Zugriff auf den neuen übergeordneten Datenraum gewährt nicht automatisch Zugriff auf den verschobenen Datenraum.
• Vererbter Zugriff kann sich ändern: Wenn der Zugriff vom alten übergeordneten Datenraum vererbt wurde, müssen Sie möglicherweise Vererbungseinstellungen erneut anwenden.

Wie teile ich einen Datenraum mit jemandem außerhalb meiner Organisation?#

Datenräume können nur mit Personen der Organisation geteilt werden, zu der sie gehören. Um Kunden, Lieferanten oder Prüfern Zugriff zu geben, verwenden Sie ein Relay. Relay setzt das Add-on Relay und die Rolle Relay voraus.

Warum kann ich keine Benutzer zu einem Datenraum hinzufügen oder entfernen?#

Nur Besitzer können Benutzerzugriff verwalten. Wenn Sie Bearbeiter- oder Betrachter-Zugriff haben, können Sie keine Benutzer hinzufügen oder entfernen. Wenden Sie sich an einen Datenraum-Besitzer, um Zugriffsänderungen anzufordern.

Was bedeutet „Änderung in allen Unterräumen übernehmen“?#

Beim Hinzufügen eines Benutzers oder Modells zu einem Datenraum wendet diese Option dieselbe Einstellung auf alle vorhandenen Unterdatenräume unter dem aktuellen Datenraum an. Dies spart Zeit, wenn Sie konsistenten Zugriff oder Modellverfügbarkeit in einer Datenraumhierarchie wünschen.

Wie entferne ich den Zugriff für jemanden, der die Organisation verlassen hat?#

Organisations-Admins erledigen das in einem Schritt auf der Seite Personen in den Einstellungen:

1. Öffnen Sie die Person und wählen Sie Aus der Organisation entfernen. Der Dialog listet die Datenräume, Workflows, Prompts und Gruppen auf, die die Person verliert.
2. Ist die Person die einzige Besitzerin eines Datenraums, wählen Sie einen neuen Besitzer dafür.
3. Bestätigen Sie mit Entfernen.

Die Person verliert alle Zugriffe in Ihrer Organisation, egal ob sie einzeln oder über eine Gruppe erteilt wurden. Das Konto selbst bleibt bestehen, die Person kann also andere Organisationen, zu denen sie gehört, weiter nutzen. Soll sie sich gar nicht mehr anmelden können, deaktivieren Sie das Konto zusätzlich; das sperrt die Anmeldung in allen Organisationen dieser Person. Siehe Personen und Gruppen.

Wenn Sie kein Organisations-Admin sind, bitten Sie einen Admin Ihrer Organisation darum.

Kann jemand nur eine Gruppe oder Abteilung verwalten?#

Ja. Organisations-Admins können eine Person zum Gruppenadmin machen: Öffnen Sie auf der Seite Gruppen die Gruppe, wechseln Sie zum Tab Admins und wählen Sie Gruppenadmin hinzufügen. Wählen Sie dann die Bereiche, die die Person braucht: Nutzung, Personen & Zugriffe, Audit-Log und Mitglieder verwalten. Je nach diesen Bereichen sieht ein Gruppenadmin die Nutzung, das Audit-Log und die Personen der aktuellen Mitglieder der Gruppe und fügt Personen der Organisation zur Gruppe hinzu oder entfernt sie. Gruppenadmins können keine Personen einladen, keine Rollen vergeben und keine Einstellungen der Organisation ändern. Siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins.

Wie wirken sich Gruppen auf den Datenraumzugriff aus?#

Alle Mitglieder einer Gruppe erhalten die Rolle, die die Gruppe in einem Datenraum hat. Hat jemand auf mehreren Wegen Zugriff, direkt und über Gruppen, gilt die stärkste Rolle.

Dateien & Inhalte#

Warum hängt meine Datei bei „Verarbeitung läuft“?#

Die Dateiverarbeitung kann je nach folgenden Faktoren Zeit in Anspruch nehmen:

• Dateigröße: Größere Dateien benötigen länger zur Verarbeitung.
• Dateityp: Komplexe Dokumente (gescannte PDFs, PowerPoints mit vielen Bildern) erfordern mehr Verarbeitung.
• Systemlast: Zeiten hoher Auslastung können zu Verzögerungen führen.

Wenn eine Datei länger als 30 Minuten hängen bleibt:

1. Versuchen Sie, die Datei mit der Neuverarbeitungsaktion neu zu verarbeiten.
2. Versuchen Sie, eine andere Version der Datei hochzuladen.

Warum ist die Verarbeitung meiner Datei fehlgeschlagen?#

Die Dateiliste zeigt den Grund an, zum Beispiel dass die Datei beschädigt oder passwortgeschützt ist, dass kein Text gefunden wurde oder dass das monatliche Limit für verarbeitete Dokumente erreicht ist. Was hilft:

• Beschädigte Datei: Exportieren oder speichern Sie sie erneut.
• Passwortgeschützt: Entfernen Sie den Passwortschutz vor dem Hochladen.
• Nicht unterstütztes Format: Überprüfen Sie die Liste Unterstützte Dateitypen.
• Sehr große Datei: Dateien über 100 MB werden gespeichert, aber nicht verarbeitet.

Versuchen Sie eine andere Pipeline: Verwenden Sie die OCR-Texterkennung oder die Visuelle Dokumentanalyse (VLM) für Scans und die Optimierte PDF-Analyse (VLM) für PDFs mit einer fehlerhaften Struktur. Siehe Verarbeitungs-Pipelines.

Warum sind die Antworten aus meinem gescannten PDF schlecht oder unvollständig?#

Gescannte PDFs sind Bilder von Text, nicht tatsächlicher Text. Die Texterkennung funktioniert möglicherweise nicht gut bei:

• Scans mit niedriger Qualität
• Handgeschriebenen Inhalten
• Ungewöhnlichen Schriftarten oder Layouts

Lösung: Verarbeiten Sie die Datei mit der OCR-Texterkennung neu. Für komplexe Layouts, Tabellen oder Handschrift verwenden Sie die Visuelle Dokumentanalyse (VLM). Siehe Dateien neu verarbeiten.

Kann ich eine ZIP-Datei mit mehreren Dokumenten hochladen?#

Ja. Wenn Sie ein Archiv hochladen, fragt AITEZA, ob es als einzelne Datei gespeichert (Standard) oder mit Archiv entpacken entpackt werden soll. Beim Entpacken werden die enthaltenen Ordner zu Unterdatenräumen, und jede Datei wird einzeln verarbeitet.

Archive können nicht an einen Chat angehängt werden.

Was ist die maximale Dateigröße, die ich hochladen kann?#

Sie können Dateien bis 10 GB hochladen. Zu durchsuchbaren Inhalten verarbeitet werden nur Dateien bis 100 MB; größere Dateien werden gespeichert, AITEZA kann sie aber nicht durchsuchen und nicht für Antworten verwenden.

Für sehr große Dateien sollten Sie erwägen, sie in kleinere Teile aufzuteilen oder nur die relevanten Abschnitte zu extrahieren.

Warum sagt AITEZA, dass meine Datei „zu groß für die Verarbeitung“ im Chat ist?#

Mit Modellen, die den Agentenmodus unterstützen, durchsucht AITEZA angehängte Dateien und liest sie in Teilen, sodass auch lange Dateien funktionieren. Andere Modelle müssen den ganzen Anhang auf einmal lesen und sind durch ihr Kontextfenster begrenzt. Dies gilt für alle angehängten Dateien zusammen.

Wichtig: Das Limit basiert auf Textinhalt, nicht auf Dateigröße. Ein 2 MB Word-Dokument mit vielen Textseiten kann das Limit überschreiten, während ein 10 MB PDF mit hauptsächlich Bildern unter dem Limit liegen kann.

Beim Schreiben zeigt der Chat eine geschätzte Token-Kostenangabe an. Nutzen Sie diese Schätzung, um Textlänge oder Anhänge vor dem Senden anzupassen.

Lösungen:

• Wählen Sie ein Modell mit Agentenmodus: Die Modellauswahl zeigt, welche Modelle ihn unterstützen.
• Verwenden Sie einen Datenraum: Laden Sie die Datei stattdessen in einen Datenraum hoch. Datenräume durchsuchen die Inhalte, rufen die relevanten Teile ab und können viel größere Dokumente handhaben.
• Datei aufteilen: Teilen Sie große Dokumente in kleinere Abschnitte auf und verarbeiten Sie sie separat.
• Relevante Abschnitte extrahieren: Wenn Sie nur Informationen aus bestimmten Teilen benötigen, kopieren Sie diese Abschnitte in Ihren Prompt.

Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig verschieben?#

Ja. In den Datei- und Webseiten-Übersichten von Datenräumen können Sie mehrere Einträge gleichzeitig auswählen.

• Dateien: Mehrere Dateien gleichzeitig neu verarbeiten, verschieben oder löschen.
• Webseiten: Mehrere Webseiten gleichzeitig neu verarbeiten, verschieben oder löschen.

Chat & Abruf#

Warum kann AITEZA eine Website, die ich hinzugefügt habe, nicht crawlen?#

Manche Websites blockieren automatisierte Zugriffe, erfordern eine Anmeldung oder laden ihre Inhalte erst im Browser. Interne Adressen (Intranet) sind nur erreichbar, wenn Ihre Installation sie zulässt.

Workarounds:

• Laden Sie den Inhalt manuell herunter und laden Sie ihn als PDF- oder Dokumentdatei hoch.
• Wenn Sie die Berechtigung haben, wenden Sie sich an den Website-Besitzer bezüglich des Zugriffs auf ihre Inhalte.
• Verwenden Sie eine andere Quelle, die ähnliche Informationen ohne diese Einschränkungen bereitstellt.

Warum findet AITEZA keine Informationen, von denen ich weiß, dass sie in meinen Dokumenten sind?#

Mehrere Faktoren beeinflussen die Abrufgenauigkeit:

• Frageformulierung: Versuchen Sie, Ihre Frage mit Stichwörtern umzuformulieren, die im Dokument erscheinen.
• Datei-Targeting: Erwähnen Sie den spezifischen Dateinamen (z. B. „In bericht.pdf, was sagt es über …“).
• Verarbeitungsprobleme: Die Datei wurde möglicherweise nicht korrekt verarbeitet. Überprüfen Sie ihren Status und versuchen Sie, sie neu zu verarbeiten.
• Inhaltstyp: Tabellen, Bilder und komplexe Layouts werden möglicherweise nicht richtig extrahiert. Verarbeiten Sie die Datei mit der OCR-Texterkennung neu, bei komplexen Layouts und Tabellen mit der Visuellen Dokumentanalyse (VLM).

Ist AITEZA für exakte Textübereinstimmung oder den Vergleich von Tabellendaten geeignet?#

AITEZA findet Inhalte nach Bedeutung und nach exakten Wörtern. Mit Modellen, die den Agentenmodus unterstützen, sucht AITEZA außerdem in allen Dateien nach exakten Wörtern und Wendungen.

Aufgaben, die gut funktionieren:

• Finden von Informationen zu einem Thema über Dokumente hinweg
• Beantworten von Fragen basierend auf Dokumentinhalten
• Zusammenfassen und Synthetisieren von Informationen
• Finden der Dateien, die einen Begriff erwähnen (mit Modellen, die den Agentenmodus unterstützen)

Aufgaben, die möglicherweise nicht gut funktionieren:

• Zeilenweiser Vergleich zweier großer Tabellenlisten
• Abgleichen von Firmennamen mit leichten Variationen (z. B. „ABC GmbH“ vs. „ABC Ltd.“)

Für solche Vergleiche sind Excels SVERWEIS, Datenbankabfragen oder spezielle Vergleichssoftware weiterhin die bessere Wahl.

Warum sehe ich ein bestimmtes Modell nicht?#

Welche Modelle Sie auswählen können, hängt von mehreren Einstellungen ab:

• Ihre Organisation: Organisations-Admins legen fest, welche Modelle die Organisation anbietet.
• Ihre Gruppen: Eine Gruppe kann auf bestimmte Modelle beschränkt sein. Wenn Sie zu mehreren Gruppen gehören, können Sie die Modelle aller dieser Gruppen nutzen.
• Verbundene Datenräume: Ein Datenraum kann nur einen Teil der Modelle anbieten. In einem Chat mit verbundenen Datenräumen sehen Sie nur die Modelle, die diese anbieten.
• Die aktuelle Organisation: Wenn Sie zu mehreren Organisationen gehören, kann jede andere Modelle anbieten.
• Stillgelegte Modelle: Plattform-Administratoren können ein Modell stilllegen. An seine Stelle tritt dann ein anderes Modell.

Wenn Sie ein Modell benötigen, das Sie nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Organisations-Admin. Siehe Modelle der Organisation.

Kann ich über mehrere Datenräume gleichzeitig chatten?#

Ja. Sie können mehrere Datenräume mit einem einzelnen Chat verbinden. Dies ermöglicht Ihnen:

• Gleichzeitiges Abfragen verschiedener Wissensdatenbanken.
• Vergleichen von Informationen aus verschiedenen Quellen.
• Umfassende Antworten aus Ihrer gesamten Wissensbasis erhalten.

Um mehrere Datenräume zu verbinden, verwenden Sie die Datenraumauswahl im Chat-Eingabebereich.

Kann AITEZA Office-Dateien zum Download erstellen oder bearbeiten?#

Ja. AITEZA kann neue Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien erstellen oder Texte in bestehenden .docx-, .pptx- oder .xlsx-Dateien bearbeiten. Wenn Sie eine bestehende Datei als Vorlage verwenden, bleiben Design, Formatierung, Bilder und Layout erhalten. Das Original wird nicht verändert.

Die Vorlagenbearbeitung ist auf Dateien bis etwa 25 MB beschränkt. Passwortgeschützte und makrofähige Dateien werden nicht unterstützt. AITEZA kann vorhandene Texte ändern, aber keine Abschnitte, Folien, Zeilen oder komplexen Formularfelder hinzufügen oder entfernen. Für neue Inhalte, eine neue Gliederung oder Bilder bitten Sie um ein neues Dokument im Design der Datei. Siehe Office-Dateien erstellen.

Kann ich Dateien hochladen, während Datenräume verbunden sind?#

Ja. Sie können eine Datei oder ein Bild temporär an eine einzelne Nachricht anhängen, während ein oder mehrere Datenräume verbunden sind. Der Anhang dient als Kontext für diese Nachricht, wird aber nicht dauerhaft im Datenraum indiziert. Verwenden Sie Im Datenraum speichern, wenn Sie ihn dort behalten möchten.

Woher weiß ich, welcher Datenraum zur Beantwortung meiner Frage verwendet wurde?#

Jede Nachricht zeigt an, welche Dateien zur Generierung der Antwort verwendet wurden. Suchen Sie nach den Dateiquellen unterhalb der AITEZA-Antwort. Dies hilft Ihnen, den Ursprung der bereitgestellten Informationen zu überprüfen.

Warum kann ich in meinem Datenraum-Chat keine Websuche verwenden?#

Solange Datenräume verbunden sind, können Sie die Websuche nicht einschalten. Wenn Ihr Konto die Websuche nutzen darf, fragt AITEZA vor jeder einzelnen Suche nach und zeigt die Suchanfrage, weil sie Inhalte aus Ihren Datenräumen enthalten kann.

Datenschutz & Sicherheit#

Können Administratoren meinen privaten Datenraum-Inhalt sehen?#

Ja, Systemadministratoren haben die technische Möglichkeit, auf Dateien in allen Datenräumen zuzugreifen, einschließlich derjenigen, die als privat markiert sind. Jedoch:

• Zugriff wird protokolliert: Jeder Dateizugriff (Ansicht von Inhalten oder Download) wird in Systemprotokollen aufgezeichnet.
• Zugriff ist überprüfbar: Unbefugter Zugriff kann nachverfolgt und identifiziert werden.
• Ihr Datenraum ist weiterhin vor anderen regulären Benutzern privat: Andere Benutzer können Ihren privaten Datenraum nicht sehen, es sei denn, Sie teilen ihn ausdrücklich mit ihnen.

Wer kann das Audit-Log sehen?#

Die Organisations-Admins Ihrer Organisation und Personen mit dem Verwaltungsrecht Audit-Log, auf der Seite Audit-Log in den Einstellungen. Gruppenadmins mit diesem Recht sehen nur die Ereignisse der aktuellen Mitglieder ihrer Gruppe (siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins). Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Ereignisse. Das Audit-Log zeigt, wer was getan hat, zum Beispiel welche Dateien hochgeladen, geöffnet oder heruntergeladen und welche Datenräume geteilt wurden. Bei Chats hält es fest, dass eine Nachricht mit einem bestimmten Modell gesendet wurde, aber weder den Namen des Chats noch den Text der Nachrichten. Siehe Audit-Log.

Kann jemand meine Nachrichten und hochgeladenen Dateien in Chats ohne verbundene Datenräume sehen?#

Nein. Dateien und Nachrichten in Chats ohne verbundene Datenräume sind nur für Sie sichtbar. Systemadministratoren haben keinen direkten Zugriff auf Ihre Chat-Konversationen oder temporär hochgeladene Dateien. Anhänge solcher Chats werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Damit sind Chats ohne verbundene Datenräume die privateste Option für den Umgang mit sensiblen Informationen.

Kann jemand auf meinen Chat-Verlauf zugreifen?#

Ihr Chat-Verlauf (Chats mit und ohne verbundene Datenräume) ist nur für Sie zugänglich.

Gibt es einen vollständig privaten Modus, bei dem niemand auf meine Daten zugreifen kann?#

Derzeit gibt es in AITEZA keinen Modus, bei dem Daten unter allen Umständen technisch für niemanden zugänglich sind. Wenn Sie Dateien jedoch an einen Chat ohne verbundene Datenräume anhängen und den Chat anschließend löschen, können Sie sicherstellen, dass die Informationen dauerhaft aus dem System entfernt werden.

Konto & Einstellungen#

Wie ändere ich die Sprache der Benutzeroberfläche?#

1. Öffnen Sie das Profilmenü.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Öffnen Sie Präferenzen.
4. Wählen Sie unter Sprache English, Deutsch oder Polski.

Die Änderung gilt sofort, Sie müssen nichts speichern. Die Sprache gilt auch für die Anmeldeseiten und für E-Mails von AITEZA. Siehe Persönliche Einstellungen.

Wo sehe ich meine Nutzung?#

Öffnen Sie das Profilmenü, wählen Sie Einstellungen und dann Meine Nutzung. Die Seite zeigt, was Ihre Anfragen an KI-Modelle pro Monat kosten, aufgeschlüsselt nach Modell, für die Organisation, in der Sie gerade arbeiten. Die Zahlen können einige Minuten verzögert sein. Siehe Persönliche Einstellungen.

Organisations-Admins und Personen mit dem Verwaltungsrecht Nutzung für die ganze Organisation sehen die Nutzung der gesamten Organisation nach Person und nach Modell auf der Seite Nutzung der Organisation. Gruppenadmins mit diesem Recht sehen dort die Nutzung der aktuellen Mitglieder ihrer Gruppe. Siehe Nutzung der Organisation.

Kann ich AITEZA auf mobilen Geräten verwenden?#

Ja. AITEZA funktioniert in aktuellen Versionen von Chrome, Edge, Firefox und Safari auf Computern, Tablets und Smartphones. Auf kleinen Bildschirmen passen sich die Navigation und die Einstellungen an die Breite an.

Kann ich mein Konto löschen?#

Die Kontolöschung muss über den Administrator Ihrer Organisation oder den AITEZA-Support angefordert werden. Dies stellt die ordnungsgemäße Handhabung von Datenräumen oder Inhalten sicher, die Sie besitzen.

Fehlerbehebung#

Die Seite wird nicht geladen oder zeigt einen Fehler#

Versuchen Sie diese Schritte:

1. Seite aktualisieren (Strg+F5 oder Cmd+Shift+R für eine harte Aktualisierung).
2. Browser-Cache löschen und Cookies für die AITEZA-Domain.
3. Einen anderen Browser ausprobieren, um browserspezifische Probleme auszuschließen.
4. Internetverbindung überprüfen.
5. Browser-Erweiterungen deaktivieren, die stören könnten (Werbeblocker, Datenschutz-Tools).

Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support mit:

• Der genauen Fehlermeldung (Screenshot, falls möglich)
• Der Zeit, zu der der Fehler aufgetreten ist
• Dem Browser und Betriebssystem, das Sie verwenden

Chat-Antworten sind langsam#

Die Antwortzeiten hängen ab von:

• Modellauswahl: Einige Modelle sind schneller als andere.
• Systemlast: Zeiten hoher Auslastung können zu Verzögerungen führen.

Wenn es durchgehend langsam ist, versuchen Sie, ein schnelleres Modell auszuwählen oder fokussiertere Fragen zu stellen.

Ich habe versehentlich etwas gelöscht - kann ich es wiederherstellen?#

Gelöschte Dateien und Datenräume können nicht über die Benutzeroberfläche wiederhergestellt werden. Wenden Sie sich sofort an Ihren Administrator oder den AITEZA-Support, wenn Sie gelöschte Inhalte wiederherstellen müssen. Eine Wiederherstellung kann je nach den Backup-Richtlinien Ihrer Organisation möglich sein.

Ich kann die Antwort auf meine Frage nicht finden#

Wenn diese FAQ Ihr Problem nicht behandelt:

1. Überprüfen Sie die detaillierten Dokumentationsseiten zu Ihrem Thema.
2. Wenden Sie sich an den AITEZA-Administrator Ihrer Organisation.