Office-Dateien erstellen

Sie können AITEZA direkt im Chat vollständige Dateien erzeugen oder Texte in einer bestehenden Office-Datei aktualisieren lassen. In beiden Fällen erhalten Sie ein sofort nutzbares Dokument zum Download und zur Weiterbearbeitung.

Unterstützte Formate:

Highlights#

• Live-Vorschau während der Erstellung (auf großen Bildschirmen neben dem Chat, mobil im Vollbild).
• Download mit einem Klick pro Datei.
• Mehrere Dateien in einer Antwort, mit Tab-Wechsel in der Vorschau.
• Anpassbare Vorschau-Breite auf großen Bildschirmen; die Einstellung bleibt gespeichert.
• Generierte Dateien über den neuen Button im Artifact Viewer direkt einem Datenraum hinzufügen (Schreibrechte erforderlich).
• Erstellte Dateien bleiben dem Chat zugeordnet und sind auch nach dem Neuladen verfügbar.
• Erstellte Dokumente öffnen sich in der Vorschau als PDF, sodass Sie sie so sehen, wie sie gedruckt aussehen. Textansicht zeigt stattdessen den reinen Text.
• Präsentationen und Berichte können Bilder aus Ihren Anhängen und Datenräumen enthalten. AITEZA verwendet nur Bilder, die Sie selbst öffnen dürfen.

So sehen erstellte Dateien aus#

Erstellte Dateien verwenden den Dokumentstil Ihrer Organisation für ihr Format oder Ihren eigenen Stil, wenn Sie einen eingerichtet haben. Siehe Dokumentstil in Ihren persönlichen Einstellungen und, für Organisations-Admins, Dokumentstil.

Jede Datei ist so aufgebaut, wie es ihre Office-Anwendung erwartet, sodass Sie dort direkt weiterarbeiten können:

• Word: echte Word-Formatvorlagen für Titel, Überschriften, Listen und Tabellen, A4-Seiten und Seitenzahlen. Um das Aussehen des ganzen Dokuments zu ändern, passen Sie die Formatvorlagen in Word an.
• Excel: eine formatierte Kopfzeile, die beim Scrollen sichtbar bleibt und einen Filter hat. Zahlen, Beträge, Datumsangaben und Prozentwerte sind als echte Werte gespeichert, und die Tabellenblätter sind für den Druck eingerichtet.
• PowerPoint: Folien im Format 16:9 mit Titelfolie und einheitlichen Inhaltsfolien. Je nach Inhalt verwendet AITEZA Layouts für Kennzahlen, zwei Spalten oder Schritte sowie Tabellen. Die Folien sind nummeriert. Inhalte, die nicht auf eine Folie passen, werden auf der nächsten Folie fortgesetzt; deren Titel endet mit „(Forts.)“ (bei englischem Inhalt „(cont.)“, bei polnischem „(cd.)“).

Formeln in Excel-Dateien#

Wenn AITEZA eine Excel-Datei erstellt, schreibt es Summen, Gesamtwerte, Verhältnisse und abgeleitete Spalten als echte Excel-Formeln, zum Beispiel eine Zeile „Summe“ mit der Funktion SUMME. Wenn Sie in Excel Werte ändern, werden die Ergebnisse neu berechnet. Sie können Formeln auch ausdrücklich anfordern, zum Beispiel: “Erstelle eine Excel-Datei mit den Budgets unserer Projekte, mit Formeln für die Summen.”

Erstellte Datei weiterbearbeiten#

AITEZA kann an einer Datei weiterarbeiten, die es früher im selben Chat erstellt hat, statt jedes Mal eine neue Datei zu erzeugen. Bitten Sie im Chat um die Änderung, zum Beispiel “Füge einen Abschnitt mit unseren Zahlungsbedingungen hinzu” oder “Erhöhe den Preis auf 12.000 Euro”. AITEZA aktualisiert die Datei und speichert das Ergebnis als neue Version derselben Datei. Eine separate Datei erstellt AITEZA nur, wenn Sie ein neues oder zusätzliches Dokument anfordern.

AITEZA schreibt immer die vollständige neue Datei. Frühere Versionen bleiben über die früheren Antworten erreichbar:

• Sobald eine Datei mehr als eine Version hat, zeigt die Dateikarte jeder Antwort die Version, die diese Antwort erzeugt hat, zum Beispiel „Word Document · Version 2“.
• Wenn Sie die Datei in einer älteren Antwort öffnen oder herunterladen, erhalten Sie die Version dieser Antwort. Unter der Karte nennt ein Hinweis die neueste Version, zum Beispiel „Die neueste ist Version 3.“, gefolgt vom Link Neueste öffnen.
• Zeigt der Artifact Viewer eine ältere Version, weist er darauf hin, zum Beispiel „Version 2 wird angezeigt. Die neueste ist Version 3.“ Mit Neueste anzeigen wechseln Sie zur neuesten Version.
• Pro Datei werden bis zu 50 Versionen aufbewahrt. Ältere Versionen lassen sich nicht mehr öffnen.

Einige Dateien werden nicht auf diese Weise aktualisiert:

• Im Datenraum gespeicherte Dateien: Eine Änderung erzeugt eine neue Datei. Versionen, die vor dem Speichern im Chat entstanden sind, erscheinen im Versionsverlauf der Datei im Datenraum als „Im Chat aktualisiert“.
• Dateien, in denen AITEZA nur Texte Ihrer eigenen Datei geändert hat (siehe Bestehende Office-Datei bearbeiten weiter unten): Für eine weitere Änderung bearbeitet AITEZA erneut Ihre Originaldatei. Im Design einer bestehenden Datei erstellte Dokumente werden wie gewohnt aktualisiert.
• Relay-Gäste: Externe Gäste können Dateien nicht aktualisieren. Bei ihnen erzeugt eine Änderung immer eine neue Datei.

Dokument im Design einer bestehenden Datei erstellen#

AITEZA kann ein völlig neues Dokument im Aussehen einer bestehenden Datei schreiben, zum Beispiel auf Ihrem Briefpapier, in Ihrer Firmenvorlage oder im Design einer Präsentation. Hängen Sie die Datei an oder wählen Sie eine Datei in einem verbundenen Datenraum aus und beschreiben Sie das gewünschte Dokument, zum Beispiel: „Schreibe einen Baustellenbericht auf unserem Briefpapier“ oder „Kürze diese Präsentation auf fünf Folien und füge die Fotos der Baustellenbegehung ein.“

• Der Inhalt kann beliebig lang und aufgebaut sein, mit Tabellen und Bildern, genau wie bei einem neu erstellten Dokument. Das Thema der bestehenden Datei spielt keine Rolle; sie gibt nur ihr Aussehen vor.
• Word-Dokumente behalten Briefpapier, Kopf- und Fußzeilen, Seiteneinrichtung und Formatvorlagen der Datei. Präsentationen behalten Folienmaster, Layouts, Design und Logo.
• Bei einem anderen Dateityp, zum Beispiel einem Word-Bericht im Design einer Präsentation, werden die Firmenschriften und -farben der Datei übernommen.
• Sie verfolgen das Dokument in der Live-Vorschau, und spätere Änderungen behalten das Design.
• Als Designvorlage eignen sich .docx-, .pptx- und .xlsx-Dateien sowie Office-Vorlagen (.dotx, .potx, .xltx). Eine PDF-Datei gibt kein Design vor.

Der bisherige Inhalt der Datei wird nicht übernommen: Was AITEZA nicht schreibt, steht nicht im neuen Dokument. Wenn nur einzelne Texte geändert werden sollen und das Layout genau so bleiben muss, zum Beispiel beim Ausfüllen eines Formulars oder beim Übersetzen einer Datei, lesen Sie Bestehende Office-Datei bearbeiten weiter unten.

Bestehende Office-Datei bearbeiten#

AITEZA kann Texte in bestehenden Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien ändern. Design, Formatierung, Bilder und Layout bleiben dabei unverändert. Hängen Sie die Datei im Chat an oder wählen Sie eine verfügbare Datei aus und beschreiben Sie die gewünschten Änderungen. Sie erhalten eine aktualisierte Kopie; das Original bleibt unverändert.

Typische Anfragen sind:

• Ein bestehendes Word-Formular ausfüllen.
• Die Texte einer Präsentation übersetzen.
• Werte in einer Tabelle aktualisieren.
• Einen Bericht umformulieren; die bestehende Formatierung bleibt unverändert.

Dateierstellung mit verbundenen Datenräumen#

Verbinden Sie im Datenraum-Chat zuerst einen oder mehrere Datenräume und fordern Sie dann eine Datei auf Basis dieser Inhalte an, zum Beispiel: “Fasse die Inhalte dieses Datenraums in einer PowerPoint mit 5 Folien zusammen.”

Agentenmodus für mehrstufige Aufgaben#

Mit Modellen, die den Agentenmodus unterstützen, kann AITEZA mehrstufige Aufgaben planen und ausführen, zum Beispiel Recherche im Datenraum, Erstellung einer Excel-Datei plus Management-Zusammenfassung und optionales Ablegen im Datenraum. Komplexere Aufgaben werden dabei in Schritte aufgeteilt, sodass AITEZA auch bei längeren Abläufen seltener den Überblick verliert.

Transparente Tool-Ausführung#

Wenn AITEZA etwas nachschlagen oder berechnen muss, um Ihre Frage zu beantworten (zum Beispiel eine exakte Datenabfrage auf einer Excel- oder CSV-Datei), wird jede ausgeführte Abfrage und jeder andere Tool-Aufruf verständlich und übersichtlich im Chat angezeigt. So sehen Sie genau nach, wie eine Antwort zustande gekommen ist, statt nur das Endergebnis zu erhalten.

Gut zu wissen#

• Die Dateierstellung oder -bearbeitung wird nur ausgelöst, wenn Sie explizit ein Dokument anfordern. Normale Fragen werden weiterhin als Text beantwortet.
• Zum Ablegen in einem Datenraum benötigen Sie dort Schreibrechte.
• Auf Desktop und Mobilgerät passt sich die Anzeige automatisch an die Bildschirmgröße an.