Relay und Dokumentstil
Relay für die Organisation steuern: Modelle für Gäste, laufende Freigaben und Gäste. Außerdem das Aussehen erstellter Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien.
Auf dieser Seite
Zwei Seiten im Bereich Organisation der Einstellungen steuern, was Ihre Organisation über Relay nach außen teilt, und legen das Aussehen erstellter Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien fest: Relay und Dokumentstil.
Relay
Relay zeigt, womit Gäste beantwortet werden, welche Datenräume Personen in Ihrer Organisation über Relay mit externen Gästen teilen und wer darauf Zugriff hat. Die Seite erscheint nur, wenn Ihre Organisation das Relay-Add-on hat. Sie ist für Tausende von Freigaben ausgelegt: Jede Liste lässt sich durchsuchen, filtern und sortieren und ist auf Seiten verteilt.
Die Seite hat drei Reiter: Modelle, Freigaben und Gäste.
Modelle
Hier legen Sie fest, mit welchen KI-Modellen externe Gäste beantwortet werden. Zur Wahl stehen die Modelle Ihrer Organisation (siehe Modelle der Organisation) und Auto, das für jede Frage eines der erlaubten Modelle wählt. Wer einen Datenraum teilt, wählt das Modell seiner Freigabe nur aus dieser Liste.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Erlaubt | Gäste dürfen mit diesem Modell beantwortet werden. Auto ist erst ab zwei erlaubten Modellen sinnvoll. |
| Vorgabe | Das Modell, mit dem ein neues Relay startet. Es muss erlaubt bleiben. |
Wählen Sie Speichern, um die Auswahl zu übernehmen, oder Verwerfen, um sie zurückzunehmen.
- Solange Sie nichts auswählen, sind alle Modelle Ihrer Organisation für Gäste erlaubt, neue also sofort. Sobald Sie eine Auswahl speichern, gilt nur noch diese.
- Bietet Ihre Organisation ein erlaubtes Modell nicht mehr an, gilt es auch für Relay nicht mehr. Bleibt dadurch keines übrig, antwortet das Standardmodell Ihrer Organisation. Ihre Auswahl wird nie von selbst auf alle Modelle erweitert.
- Die Auswahl gilt immer für die ganze Organisation. Was Gruppen an Modellen nutzen dürfen, betrifft die Arbeit Ihres Teams, nicht die Gäste.
Freigaben
Freigaben listet die Datenräume, die über Relay geteilt sind. Suchen Sie nach Datenraum oder Besitzer, wählen Sie Aktiv, Beendet oder Alle und sortieren Sie über die Spaltenüberschriften.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Freigabe | Der geteilte Datenraum, mit „inkl. Unterdatenräumen“, wenn auch seine Unterdatenräume geteilt sind. |
| Besitzer | Die Person, die die Freigabe eingerichtet hat. |
| Gäste | Wie viele Gäste Zugriff haben. |
| Endet | Wann die Freigabe endet oder geendet hat, oder „Kein Enddatum“. |
Gäste anzeigen im Menü am Ende der Zeile öffnet den Reiter Gäste mit den Gästen dieser einen Freigabe. Gäste und Einstellungen einer Freigabe ändern Sie hier nicht; sie verwaltet der Besitzer in den Relay-Einstellungen des Datenraums.
Gäste
Gäste listet alle externen Gäste mit E-Mail-Adresse, Freigabe, dem Tag der Einladung und wann sie zuletzt aktiv waren. Suchen Sie nach E-Mail-Adresse oder Datenraum und filtern Sie nach Eingeladen oder Zugriff angefragt sowie nach dem Status der Freigabe. Gäste, die noch nie angemeldet waren, sind als „Noch nicht angemeldet“ gekennzeichnet.
Um einem einzelnen Gast den Zugang zu entziehen, ohne die ganze Freigabe zu beenden, wählen Sie im Menü am Ende seiner Zeile Zugriff entziehen und bestätigen Sie. Der Gast kann später wieder eingeladen werden.
Eine Freigabe beenden
Soll eine Freigabe enden, etwa weil sie versehentlich eingerichtet wurde oder ein Projekt abgeschlossen ist, wählen Sie im Menü ihrer Zeile Freigabe beenden und bestätigen Sie. Die Gäste verlieren sofort den Zugriff. Der Besitzer kann die Freigabe später wieder aktivieren.
Das Beenden einer Freigabe und das Entziehen eines Gastzugangs werden im Audit-Log festgehalten.
Nur für eine Gruppe
Den Bereich Externe Freigaben können Sie auch für eine einzelne Gruppe vergeben (siehe Verwaltungsrechte und Gruppenadmins). Ein Gruppenadmin sieht dann in Freigaben und Gäste nur die Relays der Personen, die gerade Mitglied seiner Gruppe sind, und hat keinen Reiter Modelle: womit Gäste beantwortet werden, entscheidet die Organisation.
Haben Sie den Bereich für die ganze Organisation, wählen Sie oben bei Gruppe zwischen der ganzen Organisation und einer einzelnen Gruppe. Die Auswahl ist Teil der Seitenadresse, ein geteilter Link öffnet die Seite also mit derselben Gruppe.
Dokumentstil
Der Dokumentstil bestimmt, wie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien aussehen, die in Ihrer Organisation erstellt werden, zum Beispiel wenn jemand AITEZA im Chat bittet, einen Bericht, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation zu erstellen. Überschriftengrößen, Seitenränder und Folienlayouts kommen aus der Basisvorlage; alles andere passen Sie hier an.
Die Seite hat für jedes Dateiformat einen Tab: Word, Excel und PowerPoint. Jedes Format hat einen eigenen Stil mit eigener Basisvorlage, eigenen Einstellungen, eigener Vorschau und eigenem Schalter für eigene Stile, und jeder Tab wird für sich gespeichert.
| Einstellung | Format | Was sie bestimmt |
|---|---|---|
| Basisvorlage | Alle | Professionell, Modern oder Minimal. Die Auswahl übernimmt die Werte der Vorlage, die Sie anschließend anpassen können. |
| Fließtext | Word, PowerPoint | Schriftart und Größe des Fließtexts: 8 bis 20 pt in Word, 14 bis 24 pt in PowerPoint. |
| Text | Excel | Schriftart und Größe (8 bis 20 pt). Alle Zellen verwenden diese Schrift. |
| Überschriften | Word | Schriftart und Farbe der Überschriften. |
| Titel | Excel | Farbe der Titel der Tabellenblätter und der Abschnittszeilen. Sie verwenden die Schrift der Zellen. |
| Titel | PowerPoint | Schriftart und Farbe der Folientitel. Die Farbe ist auch der Hintergrund der Titelfolie. |
| Akzentfarbe | PowerPoint | Farbe der Aufzählungszeichen, Schrittnummern und Kennzahlen. |
| Tabellenkopf | Alle | Hintergrund und Farbe des Texts in Tabellenkopfzeilen. |
| Zeilenabstand | Word | Ein Wert von 1,0 (einfacher Zeilenabstand) bis 2,0. |
Um eine Schriftart zu wählen, öffnen Sie die Liste mit dem Pfeil im Feld Schriftart. Sie zeigt gängige Schriftarten, jede in ihrem eigenen Schriftbild. Sie können auch einen beliebigen Schriftnamen eingeben; die Liste wird dabei eingegrenzt. Steht der Name nicht in der Liste, zeigt sie den Hinweis „Nicht in der Liste. Sie können jede Schrift verwenden, die auf dem Gerät installiert ist, auf dem die Datei geöffnet wird.“
Farben wählen Sie über das Farbfeld neben dem Wert oder geben sie als Hex-Code ein, zum Beispiel „#1F4E79“.
Die Vorschau sieht aus wie das Format des geöffneten Tabs: eine Seite für Word, ein Tabellenblatt für Excel und eine Folie für PowerPoint. Schriften, die auf Ihrem Gerät fehlen, werden durch ähnliche ersetzt; die Dateien selbst verwenden die Schriftarten, die Sie gewählt haben.
Dokumentstil ändern
- 1
Wählen Sie den Tab des Formats, das Sie ändern möchten: Word, Excel oder PowerPoint.
- 2
Wählen Sie eine Basisvorlage und passen Sie die Einstellungen an, bis die Vorschau stimmt.
- 3
Legen Sie fest, ob Personen den Stil dieses Formats für ihre eigenen Dateien anpassen dürfen (siehe unten).
- 4
Wählen Sie Stil speichern. Um zu den Werten der Basisvorlage zurückzukehren, wählen Sie vor dem Speichern Auf Vorlage zurücksetzen.
Stil speichern speichert nur das Format des geöffneten Tabs, zusammen mit seinem Schalter für eigene Stile. AITEZA bestätigt das, zum Beispiel mit „Word-Stil gespeichert“. Wiederholen Sie die Schritte bei Bedarf für die anderen Formate.
Wenn Sie mit ungespeicherten Änderungen zu einem anderen Tab wechseln oder die Seite verlassen, fragt AITEZA, ob Sie die Änderungen verwerfen möchten. Der neue Stil gilt für Dateien, die nach dem Speichern erstellt werden; vorhandene Dateien ändern sich nicht.
Eigene Stile
Unter Eigene Stile hat jedes Format einen eigenen Schalter. So legen Sie für jedes Format fest, ob Personen einen eigenen Stil einrichten können:
| Tab | Schalter |
|---|---|
| Word | Personen dürfen den Word-Stil für ihre eigenen Dokumente anpassen |
| Excel | Personen dürfen den Excel-Stil für ihre eigenen Arbeitsmappen anpassen |
| PowerPoint | Personen dürfen den PowerPoint-Stil für ihre eigenen Präsentationen anpassen |
- An: Personen können den Stil dieses Formats in ihren Präferenzen anpassen (siehe Persönliche Einstellungen). Ein eigener Stil gilt nur für die Dateien dieser Person. Alle anderen verwenden weiterhin den Stil der Organisation.
- Aus: Alle Dateien dieses Formats in der Organisation verwenden den Stil der Organisation. Eigene Stile dieses Formats, die Personen früher eingerichtet haben, werden nicht mehr angewendet. In ihren Präferenzen sehen Personen statt der Einstellungen den Stil der Organisation für dieses Format.
So können Sie zum Beispiel eigene Word-Stile erlauben, während alle Präsentationen denselben PowerPoint-Stil verwenden.
