Cloud-Speicher synchronisieren

Besitzer eines Datenraums mit der Rolle Cloud-Speicher können ihn mit einem Ordner in OneDrive, SharePoint, Google Drive oder Dropbox verbinden. AITEZA übernimmt die Dateien aus dem Ordner automatisch in den Datenraum und hält ihn danach aktuell: Neue Dateien kommen hinzu, geänderte Dateien erhalten eine neue Version und gelöschte Dateien werden entfernt. So können Sie mit vorhandenen Ablagen starten, ohne Dateien einzeln hochzuladen.

Die Synchronisation nutzt Ihr eigenes Konto beim Cloud-Dienst. Sie verbinden Ihre Konten einmal unter Einstellungen > Cloud-Speicher und können sie danach für jeden Datenraum nutzen, dessen Besitzer Sie sind. Welche Dienste zur Verfügung stehen, legen die Admins Ihrer Organisation fest (siehe Cloud-Speicher der Organisation).

Im Tab Cloud-Speicher sehen Sie danach den verbundenen Ordner, den Zeitpunkt der letzten Synchronisation, die Anzahl der Dateien und eventuelle Fehler. Der Ordner wird regelmäßig synchronisiert (standardmäßig alle 30 Minuten); mit Jetzt synchronisieren stoßen Sie eine Synchronisation sofort an. Während einer Synchronisation zeigt der Tab, wie viele Dateien des Ordners bereits übernommen sind, z. B. „350 von 2.000 Dateien übernommen“. Große Ordner werden in Etappen übernommen, damit die Verarbeitung für alle schnell bleibt; die erste vollständige Übernahme kann daher eine Weile dauern.

Der Datenraum bildet den gewählten Ordner ab. Wählen Sie einen anderen Ordner oder ein anderes Konto oder schalten Sie Unterordner einbeziehen aus, fragt AITEZA zuerst Ordner wechseln? und ändert den Ordner erst nach Ihrer Bestätigung.

Mit Anhalten pausieren Sie die Synchronisation, ohne die Verbindung zu lösen: Eine laufende Synchronisation endet nach der Datei, die gerade übernommen wird, und bis Sie Fortsetzen wählen, werden keine Änderungen übernommen. Bereits übernommene Dateien bleiben erhalten.

Mit Trennen beenden Sie die Synchronisation für diesen Datenraum. Eine laufende Synchronisation wird vorher angehalten. Mit Synchronisierte Dateien und Unterdatenräume entfernen werden die synchronisierten Dateien und die von der Synchronisation angelegten Unterdatenräume samt Inhalt gelöscht. Ohne diese Option bleibt alles als normale Dateien und Datenräume erhalten. Ihr Konto bleibt in Ihren Einstellungen verbunden und kann weiter für andere Datenräume genutzt werden.

Veraltete Dateien überspringen#

In Ordnern liegen oft alte Fassungen, Kopien und temporäre Dateien, die nicht in den Datenraum gehören. Nachdem Sie einen Ordner gewählt haben, liest AITEZA deshalb zunächst nur die Liste der Dateien und ihre Metadaten (Namen, Ordner, Änderungsdatum und eine Prüfsumme des Inhalts). Dabei wird nichts heruntergeladen, und diese Vorschau zählt nicht zum stündlichen Limit. Sie zeigt, wie viele Dateien der Ordner enthält und wie viele übersprungen werden, z. B. „Der Ordner enthält 800 Dateien. 120 werden übersprungen.“

Die Vorschläge sind nach Grund gruppiert, und Sie können jeden Grund ein- oder ausschalten:

• Temporäre und leere Dateien: z. B. ~$Angebot.docx, Thumbs.db oder Dateien ohne Inhalt.
• Archiv-Ordner: Dateien in Ordnern mit Namen wie Archiv/Archive, alt/old, Backup, Papierkorb/Trash oder veraltet/outdated.
• Als veraltet benannt: Wörter wie alt/old, veraltet/outdated, Entwurf/draft, Backup oder obsolete im Dateinamen oder die Endungen .bak und .old.
• Duplikate: gleicher Inhalt wie eine andere Datei, die übernommen wird. Eine Kopie außerhalb eines Archiv-Ordners wird bevorzugt.
• Ältere Fassungen: gleicher Name im selben Ordner bis auf eine Versionskennung wie _v2/_v5, rev 3, (1), final oder Kopie/copy. Übernommen wird die zuletzt geänderte.
• Lange nicht geändert: seit über drei Jahren unverändert. Dieser Grund ist im eingebauten Standard ausgeschaltet, weil Verträge oder Normen oft alt sind.

Dateien anzeigen listet die Dateien eines Grundes auf. Entfernen Sie das Häkchen bei einer Datei, um sie trotzdem zu übernehmen. Die Regeln bleiben bei der Synchronisation: Auch Dateien, die später im Ordner hinzukommen, folgen ihnen.

Eine neue Synchronisation startet mit dem Standard Ihrer Organisation für diese Gründe (siehe Veraltete Dateien überspringen). Haben die Organisations-Admins nichts anderes festgelegt, sind alle Gründe außer Lange nicht geändert eingeschaltet. Gilt der Standard, zeigt die Vorschau „Standard Ihrer Organisation. Wenn Sie etwas ändern, gelten eigene Regeln für diesen Datenraum.“ Sobald Sie einen Grund ein- oder ausschalten oder das Häkchen bei einer einzelnen Datei entfernen, erhält der Datenraum eigene Regeln, und die Vorschau zeigt „Eigene Regeln für diesen Datenraum.“ Eigene Regeln folgen späteren Änderungen am Standard nicht mehr. Mit Standard der Organisation verwenden kehren Sie zum Standard zurück.

Bei einer bestehenden Synchronisation zeigt die Zeile Überspringen im Tab Cloud-Speicher die aktiven Gründe, oder „Standard der Organisation“, wenn der Standard gilt, und wie viele Dateien beim letzten Durchlauf übersprungen wurden. Synchronisationen, die vor dieser Funktion eingerichtet wurden, überspringen nichts: Sie haben eigene, leere Regeln, bis ein Besitzer die Regeln ändert oder Standard der Organisation verwenden wählt. Jeder Besitzer des Datenraums kann die Regeln prüfen und ändern, auch wenn eine andere Person den Ordner verbunden hat.

Stündliches Limit#

Der Plattformbetrieb kann begrenzen, wie viele Dateien Ihre Organisation pro Stunde aus Cloud-Speichern übernimmt, über alle ihre Datenräume. Jede Datei zählt ab ihrer Übernahme eine Stunde lang mit. Organisations-Admins sehen das Limit unter Cloud-Speicher der Organisation.

Ist das Limit erreicht, zeigt der Tab „Das stündliche Limit Ihrer Organisation ist erreicht. Die Synchronisation geht um … weiter.“ mit der Uhrzeit. Bis dahin übernehmen Synchronisationen keine weiteren Dateien, entfernen aber weiterhin Dateien, die in der Cloud gelöscht wurden. Sobald das Limit es wieder zulässt, laufen sie von selbst weiter. Bereits übernommene Dateien bleiben erhalten. Anhalten, Fortsetzen und Jetzt synchronisieren funktionieren weiterhin; auch Jetzt synchronisieren wartet auf das Limit.

Wessen Konto genutzt wird#

Die Synchronisation läuft über das Konto der Person, die den Ordner gewählt hat, und in deren Namen. Sie sieht nur, was diese Person im Cloud-Dienst sehen darf.

• Jeder andere Besitzer des Datenraums kann mit Ordner ändern einen Ordner aus seinem eigenen Konto wählen. Der Datenraum synchronisiert dann über dessen Konto.
• Wird das genutzte Konto getrennt, von der Person selbst oder weil die Organisations-Admins den Dienst entfernt haben, weist der Tab darauf hin und bittet Sie, Konto und Ordner erneut zu wählen. Die Dateien bleiben im Datenraum.
• Ist die Anmeldung des Kontos abgelaufen, sieht die Person, der das Konto gehört, Erneut anmelden. Andere Besitzer sehen, welche Person sich neu verbinden muss, oder wählen einen Ordner aus ihrem eigenen Konto.
• Verliert die Person die Bearbeitungsrechte am Datenraum, wird der Datenraum von ihrem Konto gelöst.
• Verliert die Person die Rolle Cloud-Speicher oder hat die Organisation das Add-on Cloud-Speicher nicht mehr, schlagen Synchronisationen fehl, bis das behoben ist.