Relay
Udostępnianie dataroomu klientom, dostawcom lub audytorom bez konta AITEZA.
Na tej stronie
Relay udostępnia przestrzeń danych gościom zewnętrznym, na przykład klientom, dostawcom lub audytorom, bez zakładania im konta w AITEZA. Goście logują się kodem wysłanym na ich adres e-mail. W zależności od ustawień mogą czytać i pobierać udostępnione dokumenty, zadawać o nie pytania na czacie i przesyłać własne pliki. Gdy coś zmieni się po jednej stronie, druga strona może otrzymać powiadomienie e-mail.
Relay jest dodatkiem. Aby udostępnić przestrzeń danych, potrzebujesz roli Relay (zobacz Ustawienia osobiste) oraz uprawnień edytora lub właściciela przestrzeni danych. Jeśli Twoja organizacja nie ma dodatku, przycisk Relay pokazuje zamiast tego Odblokuj Relay.
Konfiguracja Relay
Otwórz przestrzeń danych i wybierz Relay w jej nagłówku. Okno Relay ma następujące karty:
- Ustawienia: osoba kontaktowa, okres dostępu i uprawnienia.
- Użytkownicy: goście i ich prośby o dostęp. Kropka na karcie oznacza, że prośby czekają na Twoje zatwierdzenie.
- Prompty: przykładowe pytania dla gości. Widoczne tylko przy włączonych funkcjach AI.
- Powiadomienia: kto w Twoim zespole otrzymuje e-mail, gdy goście przesyłają dokumenty (zobacz Powiadomienia).
Przestrzeń danych udostępniona przez aktywny Relay ma oznaczenie Dostęp zewnętrzny. Dopóki Relay jest aktywny, nie można jej usunąć.
Dla okna Relay możesz zapisać ustawienia domyślne, np. osobę kontaktową, czas trwania i model. Wtedy przy zakładaniu Relay okno jest już wypełnione (zobacz Przegląd Twoich Relay).
Ustawienia
| Ustawienie | Działanie |
|---|---|
| Imię i nazwisko, E-mail, Telefon | Osoba kontaktowa widoczna dla gości. Prośby gości o dostęp trafiają na ten adres e-mail, a jeśli jest pusty, do właściciela Relay. Numer telefonu jest opcjonalny. |
| Nazwa firmy | Goście widzą Twoje zmiany pod tą nazwą, a nie pod nazwiskiem osoby, która je wprowadziła. Jeśli pole jest puste, używana jest nazwa Twojej organizacji. |
| Język e-maili | Deutsch, English lub Polski. W tym języku goście otrzymują zaproszenie, kod dostępu i powiadomienia. |
| Data zakończenia | Wymagana. Po tej dacie dostęp zostaje automatycznie wyłączony. 14 dni później Relay, jego udostępnienia i dane o użyciu są usuwane. |
| Wiadomość powitalna | Tekst o długości do 500 znaków, umieszczany w e-mailu z zaproszeniem. |
| Funkcje AI (czat, sugerowane prompty, wyszukiwanie AI) | Po ich wyłączeniu goście mogą tylko przeglądać, pobierać i przesyłać dokumenty. |
W sekcji Zaawansowane ustawienia:
| Ustawienie | Działanie |
|---|---|
| Uwzględnij podpokoje | Goście widzą również podrzędne przestrzenie danych i foldery udostępnionej przestrzeni danych. |
| Zezwól na przesyłanie | Goście mogą przesyłać pliki. |
| Zezwól na pobieranie | Goście mogą pobierać pliki. Jest to też potrzebne, aby goście widzieli listę zmian i otrzymywali powiadomienia. |
| Zezwól gościom na prośbę o dostęp dla innych osób | Goście mogą poprosić o dostęp dla współpracowników. O przyznaniu dostępu zawsze decydujesz Ty. |
| Pokaż historię czatu | Goście mogą ponownie otwierać wcześniejsze rozmowy. Tylko z funkcjami AI. |
| Wiadomości dziennie | Ile pytań do AI każdy gość może zadać dziennie. Puste pole oznacza domyślne 50, a 0 wyłącza czat dla gości. Tylko z funkcjami AI. |
| Model | Model AI, który odpowiada gościom. Do wyboru są modele dozwolone przez Twoją organizację dla Relay (zobacz Relay w organizacji) oraz, jeśli jest dozwolony, Auto, który dobiera model do każdego pytania. Tylko z funkcjami AI. |
Zapraszanie gości
Na karcie Użytkownicy wpisz adres e-mail gościa i wybierz Dodaj. Powstaje wtedy osobisty link, ale e-mail nie jest jeszcze wysyłany. W wierszu gościa możesz:
- wysłać zaproszenie e-mailem za pomocą ikony koperty, a później wysłać je ponownie,
- wybrać Kopiuj link, aby samodzielnie przekazać osobisty link,
- wybrać Usuń zaproszenie, aby odebrać gościowi dostęp.
Każdy wiersz pokazuje też, w jakim stopniu gość korzystał z Relay: wiadomości, pobrania i pliki. Jeśli gość potrzebuje dziś więcej wiadomości, zwiększ jego limit za pomocą Zwiększ limit wiadomości.
Prośby o dostęp
Jeśli opcja Zezwól gościom na prośbę o dostęp dla innych osób jest włączona, goście mogą poprosić o dostęp dla innej osoby, opcjonalnie z uzasadnieniem. Osoba kontaktowa otrzymuje e-mail. Na karcie Użytkownicy prośba jest oznaczona jako Oczekuje na zatwierdzenie wraz z informacją, kto o nią poprosił.
- Zatwierdź wysyła nowej osobie e-mail z zaproszeniem.
- Odrzuć odrzuca prośbę. Osoba, która poprosiła, nie jest powiadamiana.
Każdy gość może wysłać do 5 próśb.
Co widzą goście
Goście otwierają swój osobisty link, wpisują adres e-mail i wybierają Wyślij kod. Otrzymują e-mailem 6-cyfrowy kod ważny przez 10 minut. Po 5 błędnych kodach logowanie jest blokowane na 15 minut. Zalogowanie jest ważne przez 30 dni, chyba że gość wcześniej wybierze Zakończ sesję.
Goście pracują następnie w trzech obszarach:
- Dokumenty: czytanie udostępnionych dokumentów oraz, jeśli pobieranie jest dozwolone, pobieranie pojedynczych plików, wybranych plików lub wszystkiego.
- Rozmowy: zadawanie pytań o udostępnione dokumenty, jeśli funkcje AI są włączone. AI czyta tylko udostępnione dokumenty i nie może niczego zmienić. Może tworzyć pliki Word, Excel i PowerPoint do pobrania; nie są one zapisywane w Twojej przestrzeni danych.
- Przesłane: przesyłanie plików i porządkowanie ich w folderach, jeśli przesyłanie jest dozwolone.
Jeśli Relay został dezaktywowany lub wygasł, link pokazuje komunikat „Ten link nie jest już aktywny”.
Pliki przesłane przez gości
Pliki od gości trafiają do podrzędnej przestrzeni danych External Uploads udostępnionej przestrzeni danych. Każdy plik jest sprawdzany pod kątem złośliwego oprogramowania; pliki wykonywalne i skrypty nie są przyjmowane.
Przesłane pliki mają status Oczekuje na weryfikację. Nie są przetwarzane ani używane przez AI i wyszukiwanie, dopóki ktoś z Twojego zespołu nie wybierze Zweryfikuj i przetwórz teraz. Potem gość nie może już usunąć ani przenieść pliku.
Goście nie mogą zastąpić pliku. Jeśli prześlą nową wersję, zostanie ona zapisana jako nowy plik.
| Limit | Wartość |
|---|---|
| Rozmiar pojedynczego pliku | 10 GB |
| Pliki na gościa | 1000 |
| Miejsce na gościa | 100 GB |
| Miejsce na Relay | 100 GB |
| Foldery | 100 na Relay, do 3 poziomów zagłębienia |
Co się zmieniło
Goście: gdy gość się loguje i jest coś nowego, okno Zmiany otwiera się samo. Pokazuje, co Twoja firma dodała, zaktualizowała, przeniosła lub usunęła od ostatniej wizyty gościa. Oznacz jako przejrzane czyści listę do czasu kolejnej zmiany; Później tylko zamyka okno. Karta Historia pokazuje wszystkie zmiany.
Twój zespół: każda przestrzeń danych ma w nagłówku przycisk Zmiany. Jego karta Nowe pokazuje, co zmienili inni od Twojego ostatniego sprawdzenia. Zmiany gości są oznaczone dopiskiem „(zewnętrzny)”. AITEZA nigdy nie otwiera tej listy samodzielnie.
Powiadomienia
Relay może informować e-mailem obie strony o zmianach wprowadzonych przez drugą stronę:
- Goście są powiadamiani, gdy Twoja firma dodaje lub zmienia udostępnione dokumenty.
- Twój zespół jest powiadamiany, gdy goście przesyłają dokumenty. E-mail zawiera link do przesłanych plików.
| Jak często | Kiedy przychodzi e-mail |
|---|---|
| Bez e-maili | Nigdy. Nowości nadal są widoczne w Zmiany. |
| Od razu | Wkrótce po zmianie, najwyżej jeden e-mail co 10 minut. |
| Codziennie | Raz dziennie o wybranej Godzina, domyślnie 08:00. |
| Co tydzień | Raz w tygodniu w wybrany Dzień tygodnia o wybranej godzinie. |
E-mail jest wysyłany tylko wtedy, gdy od ostatniego e-maila lub od ostatniego użycia Oznacz jako przejrzane coś się zmieniło. Zawiera do 20 zmian. Godzina to Twój czas lokalny, pobierany z przeglądarki; nie zmienia się przy zmianie czasu.
Kto otrzymuje powiadomienia
- Goście nie otrzymują e-maili, dopóki sami ich nie włączą.
- Osoba, która utworzyła Relay, jest powiadamiana od razu o plikach przesłanych przez gości.
- Pozostali członkowie przestrzeni danych są powiadamiani tylko wtedy, gdy sami to włączą lub gdy włączy im to osoba zarządzająca Relay.
Powiadomienia otrzymują tylko aktualni członkowie przestrzeni danych. Kto utraci dostęp do przestrzeni danych lub odejdzie z organizacji, przestaje otrzymywać e-maile, także jeśli utworzył Relay.
Konfiguracja powiadomień
Goście wybierają na pasku bocznym przycisk Powiadomienia obok Zmiany, ustawiają częstotliwość i zapisują.
Osoby zarządzające Relay otwierają w oknie Relay kartę Powiadomienia. Zawiera ona listę członków przestrzeni danych. Wybierz Zmień obok osoby, ustaw częstotliwość i wybierz Zapisz.
Własne powiadomienia dla wszystkich swoich Relay ustawisz też w jednym miejscu, w Ustawienia › Relay (zobacz Przegląd Twoich Relay).
Każdy, także goście, może też poprosić o to na czacie, na przykład „Powiadamiaj mnie codziennie o 8 rano o nowych dokumentach w tym Relay”. AITEZA pokazuje wtedy pod odpowiedzią formularz wypełniony zgodnie z prośbą. Sprawdź go, wybierz Relay, jeśli należysz do kilku, i wybierz Zapisz. Dopiero wtedy coś się zmienia.
Rezygnacja z powiadomień
Każdy e-mail zawiera link do rezygnacji. Działa bez logowania i wyłącza e-maile. W Powiadomienia można je w każdej chwili włączyć ponownie.
Przegląd Twoich Relay
Strona Moje Relaye w Ustawienia › Relay pokazuje wszystko, co sam udostępniasz, bez otwierania każdej przestrzeni danych z osobna. Jest widoczna, jeśli masz rolę Relay, a Twoja organizacja ma dodatek. Strona ma dwie karty:
- Udostępnienia: Twoje Relay z przestrzenią danych, gośćmi, kolumną E-maile do Ciebie i dniem wygaśnięcia udostępnienia. Filtr oddziela aktywne udostępnienia od zakończonych. Nazwa otwiera przestrzeń danych; Zmień ustala, jak często dostajesz e-maile o tym Relay (zobacz Powiadomienia).
- Domyślne: z czym startuje Twoje następne udostępnienie.
Ustawienia Domyślne wypełniają okno Relay przy zakładaniu, abyś nie wpisywał za każdym razem tego samego: osoba kontaktowa, nazwa firmy, język e-maili, czas trwania w dniach, wiadomość powitalna, funkcje AI, model, liczba wiadomości dziennie oraz przesyłanie, pobieranie, historia czatu i prośby o dostęp. Każde pole możesz nadal zmienić przy zakładaniu; puste pola zachowują zwykłą wartość. Model domyślny, który nie jest już dozwolony dla Relay, nie zostanie zastosowany.
Zresetuj wszystkie domyślne sprawia, że nowe udostępnienia znowu zaczynają od zwykłych wartości. Istniejące udostępnienia pozostają bez zmian.
Dezaktywacja, aktywacja i resetowanie
- Dezaktywuj od razu odbiera dostęp wszystkim gościom. Aktywuj przywraca im dostęp.
- Zresetuj trwale usuwa Relay wraz ze wszystkimi zaproszeniami i linkami. Tej operacji nie można cofnąć.
Administratorzy organizacji widzą wszystkie Relay organizacji na stronie Relay i mogą je tam zakończyć. To samo może zrobić administrator grupy z obszarem Udostępnianie zewnętrzne dla Relay swojej grupy (zobacz Uprawnienia administracyjne i administratorzy grup).
