Pliki w dataroomie

Właściciele i redaktorzy mogą zarządzać dataroomem, klikając przycisk Ustawienia w dataroomie.

Pliki#

Prześlij pliki do datarooma, klikając przycisk Prześlij pliki.

Obsługiwane archiwa#

Oprócz pojedynczych plików możesz przesyłać archiwa (ZIP, TAR, 7Z, GZ, BZ2 i XZ). Domyślnie archiwum jest zapisywane jako jeden plik. Wybierz Wyodrębnij archiwum, aby je rozpakować; zawarte w nim obsługiwane pliki są wtedy przetwarzane pojedynczo, a jego foldery stają się poddataroomami.

Pliki większe niż 100 MB są zapisywane, ale nie są przetwarzane na przeszukiwalną treść.

Zaznaczanie wielu plików#

Lista plików oferuje opcję zaznaczenia wszystkich plików naraz, zamiast klikać każdy z osobna. Przyspiesza to działania zbiorcze na wielu plikach, takie jak jednoczesne przeniesienie kilku plików do innego datarooma lub wspólne ponowienie embeddingów dla wielu plików.

Przeglądarka zawartości plików#

Po otwarciu pliku z listy, przeglądarka zawartości wyświetla wyekstrahowaną reprezentację markdown. Dla plików PDF oryginał jest wyświetlany obok markdowna. Pliki Word, Excel, PowerPoint oraz obsługiwane pliki OpenDocument można też otworzyć bezpośrednio jako podgląd PDF, dzięki czemu można szybko zobaczyć ich zawartość bez pobierania pliku czy otwierania go w osobnym programie. Przeglądarka oferuje następujące narzędzia:

• Historia wersji (Versionsverlauf): Wyświetl wszystkie wersje pliku z oznaczeniami typów i notatkami.
• Kopiuj MD (MD kopieren): Skopiuj wyekstrahowaną zawartość markdown do schowka.
• Pobierz: Pobierz oryginalny plik źródłowy lub wyekstrahowany plik markdown.
• Edytuj (Bearbeiten): Otwórz wbudowany edytor markdown, aby bezpośrednio modyfikować zawartość pliku.
• Podświetlanie wyszukiwania: Wyszukiwane terminy są podświetlane w treści dokumentu.

Wersjonowanie plików#

Pliki w dataroomach mają pełną historię wersji. Każda zmiana, czy to początkowe przesłanie, ręczna edycja, ponowne przetwarzanie czy zamiana pliku, tworzy nową wersję, która jest śledzona i może być przywrócona.

Edycja zawartości pliku#

Możesz edytować zawartość pliku bezpośrednio za pomocą wbudowanego edytora markdown. Każda edycja automatycznie tworzy nową wersję, zachowując pełną historię.

Przesyłanie nowej wersji pliku#

Możesz przesłać nowy plik, aby zastąpić dokument źródłowy, zachowując pełną historię wersji.

Pliki audio i transkrypcje#

Pliki audio są przekształcane w tekst zamiast przetwarzania jak dokumenty. Podczas transkrypcji nagrania lista plików pokazuje status Transkrypcja.

Po otwarciu nagrania przeglądarka zawartości pokazuje transkrypcję zamiast wyodrębnionego markdownu:

• Odtwarzacz: Odtwarzaj nagranie, przechodź do dowolnego miejsca i zmieniaj prędkość (1×, 1,25×, 1,5×, 2×). Aktualnie wypowiadany fragment jest wyróżniony i pozostaje widoczny.
• Fragmenty z czasem: Każdy fragment ma własny czas rozpoczęcia. Kliknij czas lub tekst fragmentu, aby odtworzyć nagranie od tego miejsca.
• Mówcy: Jeśli model transkrypcji rozróżnia mówców, fragmenty są oznaczone jako Mówca 1, Mówca 2 itd. Nazwa pojawia się tam, gdzie zmienia się mówca.
• Wyszukiwanie (Szukaj w transkrypcji): Szukane słowa są wyróżniane w transkrypcji. Klawisz Enter lub strzałki przełączają między wynikami.
• Cytaty: Po otwarciu nagrania ze źródła w odpowiedzi czatu cytowane słowa są wyróżnione i przewinięte do widoku. Cytat starszej wersji pokazuje transkrypcję tej wersji; odtwarzacz jest wtedy ukryty, ponieważ nagranie mogło zostać zastąpione.

Ponowne tworzenie embeddingów#

Jeśli ekstrakcja treści się powiodła, ale wektoryzacja (tworzenie embeddingów) nie powiodła się, możesz ponowić krok embeddingów bez ponownego przetwarzania całego pliku.

Pipeline’y przetwarzania#

AITEZA oferuje cztery pipeline’y przetwarzania. Wybierz poziom odpowiedni dla dokumentu; wyższe poziomy analizują treść bardziej intensywnie.

Czwarty pipeline tworzy w tle nowy eksport PDF z oczyszczonymi metadanymi, a następnie analizuje go wizualnie. Użyj go, gdy pliku PDF nie można niezawodnie przetworzyć za pomocą pierwszych trzech pipeline’ów.

Strony internetowe#

Dodaj strony internetowe do datarooma, klikając przycisk Dodaj stronę internetową.

Aby AITEZA działała szybko dla wszystkich, jednocześnie skanuje tylko ograniczoną liczbę stron. Gdy trwa wiele skanowań, strona ma status W kolejce i uruchamia się sama, gdy zwolni się miejsce. Pierwszeństwo mają osoby, które skanują w tej chwili mniej stron, więc wiele stron jednej osoby nie blokuje stron innych. Twoje strony zachowują swoje miejsce w kolejce, nawet jeśli AITEZA w międzyczasie zostanie uruchomiona ponownie.

Przeszukane URL-e#

Dla stron z włączonym crawlowaniem podstron możesz wyświetlić wszystkie przeszukane URL-e podstron wraz z metadanymi, takimi jak maksymalna głębokość, maksymalna liczba stron i data ostatniego skanowania.

Historia wersji stron internetowych#

Źródła internetowe mają historię wersji pokazującą migawki przeszukanej treści w czasie. Pozwala to śledzić, jak zmieniała się zawartość strony między crawlami.

Automatyczne aktualizacje stron#

AITEZA może samodzielnie ponownie zeskanować stronę, aby zmiany na jej podstronach, np. zmieniona norma, trafiały do pokoju danych bez ręcznego ponownego skanowania. Każda automatyczna aktualizacja jest zapisywana jako nowa wersja w historii wersji strony.

Aby wyłączyć automatyczne aktualizacje, otwórz to samo okno i wybierz Wyłączone. Jeśli strona jest jeszcze skanowana, gdy przypada aktualizacja, AITEZA spróbuje ponownie godzinę później. Gdy trwa wiele skanowań, aktualizacja czeka, aż jedno z nich się zakończy. Do zmiany potrzebne są uprawnienia edytora w pokoju danych.

Ponowne tworzenie embeddingów dla stron#

Jeśli strona została pomyślnie przeszukana, ale tworzenie embeddingów nie powiodło się, możesz ponowić krok embeddingów bez ponownego crawlowania.

Obrazy#

Zakładka Obrazy umożliwia przesyłanie plików graficznych, które są udostępniane modelom multimodalnym do prawdziwej analizy wizualnej w trybie agenta. Różni się to zasadniczo od przesyłania obrazów przez zakładkę Pliki, gdzie wyodrębniany jest jedynie tekst za pomocą OCR.

Po przesłaniu obrazu AITEZA automatycznie generuje krótki i długi opis obrazu. Opisy te są wektoryzowane i wykorzystywane do tekstowego wyszukiwania semantycznego, dzięki czemu agent może znaleźć i pobrać odpowiedni obraz na podstawie zapytania. Po jego znalezieniu agent może obejrzeć go jako prawdziwy plik graficzny za pomocą narzędzia Get Image, nie tylko reprezentację tekstową.

Przed opisaniem obrazy są automatycznie obracane do właściwej pozycji: zdjęcia na podstawie informacji o orientacji, a rysunki i skany zapisane bokiem lub do góry nogami według kierunku, w którym ich tekst czyta się najlepiej. Podgląd każdego obrazu pojawia się na liście od razu, jeszcze podczas przesyłania.

Obrazy z dokumentów#

AITEZA wyodrębnia również obrazy z dokumentów wysyłanych przez zakładkę Pliki: diagramy, wykresy, zrzuty ekranu i inne obrazy zawarte w dokumencie są automatycznie wykrywane i udostępniane w zakładce Obrazy w ten sam sposób co osobno przesłane pliki graficzne.

Możesz też poprosić AITEZA, aby wkomponowywał obrazy w swoje odpowiedzi. Jeśli o to poprosisz, odpowiedź zostanie oprócz tekstu uzupełniona o powiązany obraz, na przykład diagram z jednego z Twoich dokumentów.

Obsługiwane formaty obrazów#

Wszystkie popularne formaty obrazów są obsługiwane w zakładce Obrazy, w tym JPEG, PNG, GIF, BMP, TIFF, WebP i inne. W zakładce Obrazy można też przesyłać bezpośrednio pliki PDF: każda strona PDF jest automatycznie dzielona i przetwarzana jako osobny obraz, dzięki czemu treść PDF staje się dostępna do analizy wizualnej wszędzie tam, gdzie obsługiwane są obrazy.

Pobieranie obrazów#

Możesz pobierać obrazy bezpośrednio z zakładki Obrazy.

Historia wersji obrazów#

Obrazy obsługują pełną historię wersji, podobnie jak pliki. Możesz wyświetlać poprzednie wersje i przesyłać nowe wersje, zachowując historię.

Ponowne tworzenie embeddingów dla obrazów#

Jeśli obraz został pomyślnie przetworzony, ale tworzenie embeddingów nie powiodło się, możesz ponowić krok embeddingów.

Domyślne powiązania dataroomów#

Możesz wstępnie połączyć dataroom z innymi dataroomami, tak aby były one automatycznie proponowane jako wstępny wybór, gdy użytkownik rozpoczyna nowy czat z poziomu tego datarooma. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów regularnie pracujących z powiązanymi dataroomami.

Synchronizacja z chmurą#

Właściciele datarooma z rolą Chmura mogą połączyć go z folderem w OneDrive, SharePoint, Google Drive lub Dropbox. AITEZA przejmuje pliki z folderu do datarooma i utrzymuje go aktualnym: nowe pliki są dodawane, zmienione otrzymują nową wersję, a usunięte są usuwane. Dzięki temu możesz zacząć od istniejących zasobów bez przesyłania plików pojedynczo.

Synchronizacja korzysta z Twojego własnego konta w usłudze w chmurze. Konta łączysz raz w Ustawienia > Chmura, a potem możesz ich używać dla każdego datarooma, którego jesteś właścicielem. O dostępnych usługach decydują administratorzy Twojej organizacji (zobacz Chmura organizacji).

Zakładka Chmura pokazuje następnie połączony folder, czas ostatniej synchronizacji, liczbę plików i ewentualne błędy. Folder jest synchronizowany regularnie (domyślnie co 30 minut); Synchronizuj teraz uruchamia synchronizację od razu. W trakcie synchronizacji zakładka pokazuje, ile plików folderu zostało już przejętych, np. „Przejęto 350 z 2000 plików”. Duże foldery są przejmowane etapami, aby przetwarzanie pozostało szybkie dla wszystkich; pierwsza pełna synchronizacja może więc chwilę potrwać.

Dataroom odzwierciedla wybrany folder. Jeśli wybierzesz inny folder lub inne konto albo wyłączysz uwzględnij podfoldery, AITEZA najpierw zapyta Zmienić folder? i zmieni folder dopiero po Twoim potwierdzeniu.

Wstrzymaj zatrzymuje synchronizację bez rozłączania: trwająca synchronizacja kończy się po aktualnie przejmowanym pliku, a do czasu wybrania Wznów żadne zmiany nie są przejmowane. Przejęte dotąd pliki pozostają.

Rozłącz kończy synchronizację tego datarooma. Trwająca synchronizacja jest najpierw wstrzymywana. Opcja Usuń zsynchronizowane pliki i podprzestrzenie danych usuwa zsynchronizowane pliki oraz poddataroomy utworzone przez synchronizację wraz z zawartością. Bez tej opcji wszystko pozostaje w dataroomie jako zwykłe pliki i dataroomy. Twoje konto pozostaje połączone w Twoich ustawieniach i nadal możesz go używać dla innych dataroomów.

Pomijanie nieaktualnych plików#

W folderach często są stare wersje, kopie i pliki tymczasowe, które nie powinny trafić do datarooma. Dlatego po wybraniu folderu AITEZA najpierw odczytuje tylko listę plików i ich metadane (nazwy, foldery, datę modyfikacji i sumę kontrolną zawartości). Nic nie jest przy tym pobierane, a ten podgląd nie wlicza się do limitu godzinnego. Pokazuje, ile plików zawiera folder i ile zostanie pominiętych, np. „Folder zawiera plików: 800. Pominięte zostaną: 120.”

Sugestie są pogrupowane według powodu, a każdy powód możesz włączyć lub wyłączyć:

• Pliki tymczasowe i puste: np. ~$Oferta.docx, Thumbs.db lub pliki bez zawartości.
• Foldery archiwalne: pliki w folderach o nazwach takich jak Archiv/Archive, alt/old, Backup, Papierkorb/Trash lub veraltet/outdated.
• Oznaczone jako nieaktualne: słowa takie jak alt/old, veraltet/outdated, Entwurf/draft, Backup lub obsolete w nazwie pliku albo rozszerzenia .bak i .old.
• Duplikaty: ta sama zawartość co inny plik, który zostanie przejęty. Preferowana jest kopia poza folderem archiwalnym.
• Starsze wersje: ta sama nazwa w tym samym folderze z wyjątkiem oznaczenia wersji, np. _v2/_v5, rev 3, (1), final lub Kopie/copy. Przejmowana jest ostatnio zmieniona.
• Dawno niezmieniane: bez zmian od ponad trzech lat. Ten powód jest wyłączony we wbudowanym ustawieniu domyślnym, ponieważ umowy czy normy są często stare.

Pokaż pliki wyświetla pliki danego powodu. Odznacz plik, aby mimo to go przejąć. Reguły pozostają przy synchronizacji: stosują się także do plików, które pojawią się w folderze później.

Nowa synchronizacja zaczyna od ustawienia domyślnego Twojej organizacji dla tych powodów (zobacz Pomijanie nieaktualnych plików). Jeśli administratorzy organizacji nie ustalili inaczej, włączone są wszystkie powody oprócz Dawno niezmieniane. Gdy obowiązuje ustawienie domyślne, podgląd pokazuje „Ustawienie domyślne Twojej organizacji. Jeśli coś zmienisz, ten dataroom otrzyma własne reguły.” Gdy tylko włączysz lub wyłączysz powód albo odznaczysz pojedynczy plik, dataroom otrzymuje własne reguły, a podgląd pokazuje „Własne reguły dla tego datarooma.” Własne reguły nie uwzględniają już późniejszych zmian ustawienia domyślnego. Użyj ustawienia domyślnego organizacji przywraca ustawienie domyślne.

W przypadku istniejącej synchronizacji wiersz Pomijanie w zakładce Chmura pokazuje aktywne powody, albo „Ustawienie domyślne organizacji”, gdy obowiązuje ustawienie domyślne, oraz liczbę plików pominiętych przy ostatnim przebiegu. Synchronizacje skonfigurowane przed wprowadzeniem tej funkcji niczego nie pomijają: mają własne, puste reguły, dopóki właściciel nie zmieni reguł lub nie wybierze Użyj ustawienia domyślnego organizacji. Każdy właściciel datarooma może przejrzeć i zmienić reguły, także gdy folder połączyła inna osoba.

Limit godzinny#

Zespół platformy może ograniczyć, ile plików Twoja organizacja przejmuje z chmury na godzinę, łącznie we wszystkich swoich dataroomach. Każdy plik liczy się przez godzinę od chwili przejęcia. Administratorzy organizacji widzą limit na stronie Chmura organizacji.

Po osiągnięciu limitu zakładka pokazuje „Godzinny limit Twojej organizacji został osiągnięty. Synchronizacja będzie kontynuowana o …” wraz z godziną. Do tego czasu synchronizacje nie przejmują kolejnych plików, ale nadal usuwają pliki usunięte w chmurze. Gdy limit znów na to pozwala, są kontynuowane samoczynnie. Przejęte dotąd pliki pozostają. Wstrzymaj, Wznów i Synchronizuj teraz nadal działają; także Synchronizuj teraz czeka na limit.

Czyje konto jest używane#

Synchronizacja działa przez konto osoby, która wybrała folder, i w jej imieniu. Widzi tylko to, co ta osoba może zobaczyć w usłudze w chmurze.

• Każdy inny właściciel datarooma może kliknąć Zmień folder i wybrać folder ze swojego konta. Dataroom synchronizuje się wtedy przez jego konto.
• Jeśli używane konto zostanie rozłączone, przez jego właściciela lub dlatego, że administratorzy organizacji usunęli usługę, zakładka to pokazuje i prosi o ponowny wybór konta i folderu. Pliki pozostają w dataroomie.
• Jeśli logowanie konta wygasło, osoba, do której należy konto, widzi Zaloguj się ponownie. Inni właściciele widzą, która osoba musi połączyć się ponownie, albo wybierają folder ze swojego konta.
• Jeśli osoba straci uprawnienia do edycji datarooma, dataroom zostanie odłączony od jej konta.
• Jeśli osoba straci rolę Chmura lub organizacja nie ma już dodatku Chmura, synchronizacje kończą się błędem, dopóki problem nie zostanie rozwiązany.

Wybór modelu#

Wybierz model językowy, który ma odpowiadać na pytania w dataroomie. Każda osoba z dostępem do datarooma może wybrać jeden z modeli, które tu udostępnisz. Możesz dodać tylko modele oferowane przez Twoją organizację (zobacz Modele organizacji).