Relay i styl dokumentów

Dwie strony w sekcji Organizacja w Ustawieniach pozwalają sterować tym, co Twoja organizacja udostępnia na zewnątrz przez Relay, i ustalić wygląd tworzonych plików Word, Excel i PowerPoint: Relay i Styl dokumentów.

Relay#

Strona Relay pokazuje, jakie modele odpowiadają gościom, które przestrzenie danych osoby z Twojej organizacji udostępniają gościom zewnętrznym przez Relay i kto ma do nich dostęp. Strona jest widoczna tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma dodatek Relay. Jest przygotowana na tysiące udostępnień: każdą listę można przeszukiwać, filtrować i sortować, a długie listy są podzielone na strony.

Strona ma trzy karty: Modele, Udostępnienia i Goście.

Modele#

Tu decydujesz, jakie modele AI odpowiadają gościom zewnętrznym. Do wyboru są modele Twojej organizacji (zobacz Modele organizacji) oraz Auto, który do każdego pytania wybiera jeden z dozwolonych modeli. Osoby udostępniające przestrzeń danych wybierają model swojego udostępnienia tylko z tej listy.

Wybierz Zapisz, aby zastosować wybór, lub Odrzuć, aby go cofnąć.

• Dopóki niczego nie wybierzesz, wszystkie modele Twojej organizacji są dozwolone dla gości, także nowe. Gdy tylko zapiszesz wybór, obowiązuje wyłącznie on.
• Jeśli Twoja organizacja przestanie oferować dozwolony model, przestaje on obowiązywać także w Relay. Jeśli nie zostanie żaden dozwolony model, odpowiada model domyślny Twojej organizacji. Twój wybór nigdy nie zostaje sam rozszerzony na wszystkie modele.
• Wybór obowiązuje zawsze dla całej organizacji. To, z jakich modeli mogą korzystać grupy, dotyczy pracy Twojego zespołu, a nie gości.

Udostępnienia#

Karta Udostępnienia wymienia przestrzenie danych udostępnione przez Relay. Szukaj według przestrzeni danych lub właściciela, wybierz Aktywne, Zakończone lub Wszystkie i sortuj, klikając nagłówki kolumn.

Pokaż gości w menu na końcu wiersza otwiera kartę Goście z gośćmi tego jednego udostępnienia. Gości ani ustawień udostępnienia nie można tu zmieniać; zarządza nimi właściciel w ustawieniach Relay danej przestrzeni danych.

Goście#

Karta Goście wymienia wszystkich gości zewnętrznych z adresem e-mail, udostępnieniem, dniem zaproszenia i ostatnią aktywnością. Szukaj według adresu e-mail lub przestrzeni danych i filtruj według Zaproszeni lub Prośba o dostęp oraz według statusu udostępnienia. Goście, którzy jeszcze nigdy się nie zalogowali, są oznaczeni „Jeszcze się nie zalogował”.

Aby odebrać dostęp jednemu gościowi bez kończenia całego udostępnienia, wybierz w menu na końcu jego wiersza Odbierz dostęp i potwierdź. Gościa można później zaprosić ponownie.

Kończenie udostępnienia#

Jeśli udostępnienie ma się zakończyć, np. dlatego że skonfigurowano je przez pomyłkę albo projekt dobiegł końca, wybierz w menu jego wiersza Zakończ udostępnienie i potwierdź. Goście natychmiast tracą dostęp. Właściciel może później ponownie aktywować udostępnienie.

Zakończenie udostępnienia i odebranie dostępu gościowi są zapisywane w Dzienniku audytu.

Tylko dla jednej grupy#

Obszar Udostępnianie zewnętrzne możesz przyznać także dla pojedynczej grupy (zobacz Uprawnienia administracyjne i administratorzy grup). Administrator grupy widzi wtedy w kartach Udostępnienia i Goście tylko Relay osób, które są obecnie członkami jego grupy, i nie ma karty Modele: o tym, jakie modele odpowiadają gościom, decyduje organizacja.

Jeśli masz ten obszar dla całej organizacji, wybierz u góry w polu Grupa całą organizację lub pojedynczą grupę. Wybór jest częścią adresu strony, więc udostępniony link otwiera stronę z tą samą grupą.

Styl dokumentów#

Styl dokumentów określa wygląd plików Word, Excel i PowerPoint tworzonych w Twojej organizacji, np. gdy ktoś poprosi AITEZA na czacie o przygotowanie raportu, skoroszytu lub prezentacji. Rozmiary nagłówków, marginesy strony i układy slajdów pochodzą z szablonu bazowego; wszystko inne dostosujesz tutaj.

Strona ma kartę dla każdego formatu pliku: Word, Excel i PowerPoint. Każdy format ma własny styl z własnym szablonem bazowym, ustawieniami, podglądem i przełącznikiem własnych stylów, a każdą kartę zapisuje się osobno.

Aby wybrać czcionkę, otwórz listę strzałką w polu Czcionka. Lista pokazuje popularne czcionki, każdą jej własnym krojem. Możesz też wpisać dowolną nazwę czcionki; lista zawęża się podczas pisania. Jeśli nazwy nie ma na liście, pojawia się wskazówka „Brak na liście. Możesz użyć dowolnej czcionki zainstalowanej na urządzeniu, na którym plik będzie otwierany.”

Kolory wybierzesz w polu koloru obok wartości albo wpiszesz jako kod szesnastkowy, np. „#1F4E79”.

Podgląd wygląda jak format otwartej karty: strona dla Word, arkusz dla Excel i slajd dla PowerPoint. Czcionki, których brakuje na Twoim urządzeniu, są zastępowane podobnymi; same pliki używają wybranych czcionek.

Zapisz styl zapisuje tylko format otwartej karty wraz z jego przełącznikiem własnych stylów. AITEZA potwierdza to komunikatem, np. „Zapisano styl Word”. W razie potrzeby powtórz kroki dla pozostałych formatów.

Jeśli z niezapisanymi zmianami przejdziesz na inną kartę lub opuścisz stronę, AITEZA zapyta, czy chcesz je odrzucić. Nowy styl dotyczy plików utworzonych po zapisaniu; istniejące pliki się nie zmieniają.

Własne style#

W sekcji Własne style każdy format ma własny przełącznik, więc dla każdego formatu osobno decydujesz, czy osoby mogą ustawić własny styl:

• Włączony: osoby mogą dostosować styl tego formatu w swoich preferencjach (zobacz Ustawienia osobiste). Własny styl dotyczy tylko plików danej osoby. Pliki pozostałych osób nadal używają stylu organizacji.
• Wyłączony: wszystkie pliki tego formatu w organizacji używają stylu organizacji. Własne style tego formatu, które osoby ustawiły wcześniej, nie są już stosowane. W swoich preferencjach osoby widzą wtedy styl organizacji dla tego formatu zamiast ustawień.

Możesz więc np. pozwolić na własne style Word, a dla wszystkich prezentacji używać jednego stylu PowerPoint.