Osoby i grupy
Zapraszanie osób, przypisywanie ról i grup oraz usuwanie osób z organizacji.
Na tej stronie
Administratorzy organizacji zarządzają tym, kto należy do ich organizacji, na dwóch stronach w sekcji Organizacja w Ustawieniach: Osoby i Grupy. Obie strony zawsze dotyczą organizacji, w której aktualnie pracujesz.
Osoby z uprawnieniami administracyjnymi także widzą te strony, tylko do odczytu albo ograniczone do swoich grup. Zobacz Uprawnienia administracyjne i administratorzy grup.
Osoby
Strona Osoby wymienia wszystkich, którzy należą do organizacji, wraz z ich grupami, rolami i statusem. Tytuł pokazuje liczbę osób, np. „Osoby (24)”.
- Pole Szukaj po imieniu, nazwisku lub e-mailu pozwala szybko znaleźć osobę.
- Filtr Status pokazuje osoby: Wszyscy, Aktywni, Zaproszeni lub Wyłączeni.
- Wybierz wiersz, aby otworzyć szczegóły osoby. Menu na końcu każdego wiersza zawiera Pokaż szczegóły oraz opisane niżej działania na koncie.
Status jest wyświetlany tylko wtedy, gdy konto nie jest aktywne:
| Status | Znaczenie |
|---|---|
| Aktywne | Może się zalogować. |
| Zaproszono | Nie ustawiono jeszcze hasła. |
| Wyłączone | Nie może zalogować się w żadnej organizacji. |
Zapraszanie osób
- 1
Na stronie Osoby wybierz Zaproś osoby.
- 2
W polu Adresy e-mail wpisz jeden lub kilka adresów, oddzielając je przecinkami lub spacjami. Naraz możesz zaprosić maksymalnie 50 adresów.
- 3
AITEZA sprawdza każdy adres. Adresy, które mają już konto, są wymienione w sekcji „Konta już istnieją – zostaną dodane”, a osoby, które już należą do organizacji, w sekcji „Już są członkami – pominięto”.
- 4
W razie potrzeby wybierz Grupy i Role dla wszystkich zapraszanych osób.
- 5
Potwierdź przyciskiem na dole. Jego etykieta mówi, co się stanie, np. Zaproś: 2, dodaj: 1.
- 6
AITEZA pokazuje wynik dla każdego adresu: Zaproszono, Dodano, Już jest członkiem lub Niepowodzenie. Wybierz Zaproś kolejne, aby kontynuować, lub Gotowe, aby zamknąć okno.
Co dzieje się dalej, zależy od tego, czy adres ma już konto:
- Nowy adres: AITEZA tworzy konto i wysyła e-mail z linkiem do ustawienia hasła. Do tego czasu osoba ma status Zaproszono. Link wygasa po 72 godzinach, chyba że Twoja instalacja ma inne ustawienie. Jeśli link wygasł, otwórz szczegóły osoby i wybierz Wyślij zaproszenie ponownie.
- Istniejące konto: osoba zostaje od razu dodana do Twojej organizacji i otrzymuje o tym e-mail. Jeśli nie uda się go wysłać, wynik brzmi „Dodano, ale nie udało się wysłać e-maila”. Osoba może następnie przejść do Twojej organizacji za pomocą Zmień organizację w menu profilu. Jeśli organizacja jeszcze się tam nie pojawia, powinna się wylogować i zalogować ponownie.
Role
Role udostępniają funkcje wykraczające poza czat i pracę w udostępnionych przestrzeniach danych:
| Rola | Na co pozwala |
|---|---|
| Administrator przestrzeni danych | Tworzy przestrzenie danych najwyższego poziomu. |
| Relay | Udostępnia przestrzenie danych gościom zewnętrznym. Można ją przypisać tylko wtedy, gdy Twoja organizacja ma dodatek Relay. |
| Wyszukiwanie w sieci | Korzysta z wyszukiwania w sieci na czacie. |
| Klucze API | Może tworzyć osobiste klucze API dla skryptów i programów. Odebranie roli unieważnia klucze tej osoby we wszystkich organizacjach. Zobacz Klucze API. |
| Chmura | Może synchronizować dataroomy, których jest właścicielem, z folderami w OneDrive, SharePoint, Google Drive lub Dropbox. Osoba łączy swoje konta w Ustawienia > Chmura. Można ją przypisać tylko wtedy, gdy Twoja organizacja wykupiła dodatek Chmura. Po odebraniu roli synchronizacje skonfigurowane przez tę osobę kończą się błędem. Zobacz Synchronizacja z chmurą i Chmura organizacji. |
| Administrator organizacji | Zarządza osobami, grupami i ustawieniami organizacji. |
Role przydzielasz podczas zapraszania, w szczegółach osoby lub kilku osobom naraz (zobacz Zmiana kilku osób naraz). Zmiany w szczegółach są zapisywane od razu po zaznaczeniu lub odznaczeniu roli.
Jeśli ktoś ma przejąć tylko część tej pracy, np. zużycie i członków jednej grupy, zamiast tej roli nadaj mu uprawnienia administracyjne. Zobacz Uprawnienia administracyjne i administratorzy grup.
Zmiana kilku osób naraz
Aby nadać kilku osobom tę samą grupę lub rolę albo ją odebrać, zaznacz te osoby na liście. Pole w nagłówku kolumny zaznacza wszystkich na bieżącej stronie; zaznaczenie zostaje zachowane podczas wyszukiwania i przechodzenia między stronami. Następnie wybierz Zmień grupy i role.
Okno pokazuje wszystkie grupy i role. Zaznaczone pole oznacza, że grupę lub rolę mają wszystkie zaznaczone osoby, a puste pole, że nie ma jej nikt. Kreska oznacza, że ma ją tylko część z nich; liczba obok pokazuje ile, np. „(2 z 5)”. Zaznacz pole, aby nadać grupę lub rolę wszystkim zaznaczonym osobom, albo je odznacz, aby odebrać ją wszystkim. Po trzecim kliknięciu pola z kreską kreska wraca. To, czego nie klikniesz, pozostanie bez zmian. Wybierz Zastosuj, aby zapisać.
Każda zmiana jest sprawdzana dla każdej osoby tak, jakby została wprowadzona w jej szczegółach, i pojawia się w dzienniku audytu raz dla każdej osoby. Jeśli zmiana u kogoś nie jest możliwa, np. dlatego że jego konto mogą zmieniać tylko superadministratorzy, pozostałe osoby i tak zostaną zmienione. Te osoby pozostają zaznaczone, a komunikat podaje przyczynę.
Szczegóły osoby
Wybierz osobę, aby otworzyć jej szczegóły w panelu bocznym z trzema kartami: Szczegóły, Uprawnienia i Aktywność. Karta Aktywność jest widoczna tylko wtedy, gdy możesz przeglądać dziennik audytu.
Szczegóły
- Grupy: wybierz Zmień, zaznacz grupy i wybierz Zapisz grupy. Usunięcie ostatniej grupy nie usuwa osoby z organizacji.
- Role: zaznacz lub odznacz role. Zobacz Role.
- Uprawnienia administracyjne: uprawnienia administracyjne osoby w całej organizacji i w grupach. Zmień zmienia uprawnienia w całej organizacji. Zobacz Uprawnienia administracyjne i administratorzy grup.
- Status: bieżący status z krótkim wyjaśnieniem.
- Konto: działania na koncie.
Jeśli konto ma uprawnienia platformy, panel o tym informuje, a zmienić je mogą tylko administratorzy platformy.
Osoby, które widzą stronę Osoby dzięki uprawnieniom administracyjnym, widzą szczegóły tylko do odczytu: bez działań na koncie i bez możliwości zmiany grup lub ról. Zobacz Szczegóły osoby tylko do odczytu.
Działania na koncie
| Działanie | Co robi |
|---|---|
| Zresetuj hasło | Wysyła osobie e-mail z linkiem do ustawienia nowego hasła. W przypadku zaproszonych osób działanie nazywa się Wyślij zaproszenie ponownie i wysyła ponownie link z zaproszenia. Klucze API tej osoby nadal działają. |
| Wyloguj wszędzie | Od razu kończy wszystkie sesje osoby na wszystkich urządzeniach i unieważnia jej klucze API. Osoba może zalogować się ponownie. Przydatne np. po zgubieniu urządzenia albo gdy konto mogło zostać przejęte. |
| Wyłącz | Blokuje logowanie we wszystkich organizacjach tej osoby, nie tylko w Twojej. Grupy i uprawnienia pozostają i znów zaczynają obowiązywać po wybraniu Włącz. Klucze API tej osoby zostają unieważnione i nie zaczynają znów działać po włączeniu konta. |
| Usuń z organizacji | Odbiera wszystkie uprawnienia w Twojej organizacji i unieważnia klucze API tej osoby w tej organizacji. Samo konto pozostaje, więc osoba nadal może korzystać z innych organizacji, do których należy. |
Każde działanie oprócz Włącz trzeba potwierdzić. Nie możesz wyłączyć ani usunąć własnego konta.
Usuwanie osoby z organizacji
Po wybraniu Usuń z organizacji okno wymienia wszystko, co osoba straci: Przestrzenie danych, Przepływy pracy, Prompty i Grupy, każdorazowo z rolą osoby i – jeśli dotyczy – grupą, przez którą ma dostęp („przez grupę …”). Osoba zostaje też usunięta ze wszystkich grup organizacji.
Jeśli osoba jest jedynym właścicielem przestrzeni danych, okno pyta, kto przejmie każdą z nich. Dla każdej wybierz nowego właściciela w polu Nowy właściciel: …. Przycisk Usuń pozostaje nieaktywny, dopóki każda taka przestrzeń danych nie będzie miała nowego właściciela. Jeśli nikt inny w organizacji nie może jej przejąć, najpierw kogoś zaproś.
Przepływy pracy i prompty nie są przekazywane: osoba po prostu traci do nich dostęp.
Uprawnienia
Karta Uprawnienia pokazuje, co osoba może otworzyć w organizacji: Przestrzenie danych, Przepływy pracy, Prompty i Grupy, każdorazowo z liczbą pozycji. Każda pozycja pokazuje rolę osoby (Właściciel, Edytor lub Przeglądający) oraz to, czy dostęp przyznano bezpośrednio, czy „przez grupę …”. Jeśli osoba ma dostęp na kilka sposobów, wyświetlana jest najsilniejsza rola.
Publiczne prompty nie są wymieniane osobno dla każdej osoby, ponieważ widzi je każdy w organizacji.
Aktywność
Karta Aktywność pokazuje, co ta osoba robiła w ciągu ostatnich 30 dni: najnowsze zdarzenia na górze, pogrupowane według dni, z oznaczeniem nieudanych i zablokowanych działań. Wyświetla do 20 zdarzeń. Otwórz w dzienniku audytu otwiera Dziennik audytu przefiltrowany do tej osoby i ostatnich 30 dni; tam zobaczysz wszystko, możesz wyszukiwać i eksportować.
Grupy
Grupy łączą osoby, dzięki czemu przestrzenie danych, przepływy pracy i prompty można udostępnić wszystkim naraz. Grupa może też ograniczać, z których modeli AI korzystają jej członkowie (zobacz Modele organizacji).
Strona Grupy wymienia wszystkie grupy organizacji:
| Kolumna | Znaczenie |
|---|---|
| Grupa | Nazwa grupy. |
| Członkowie | Ile osób należy do grupy. |
| W oknach udostępniania | Widoczna lub Ukryta: czy osoby mogą wybrać grupę podczas udostępniania. |
| Modele | Zestaw organizacji, jeśli członkowie korzystają z modeli organizacji, lub Wyjątek dla grupy z liczbą modeli, jeśli grupa ma wyjątek. |
Osoby z uprawnieniami administracyjnymi widzą grupy, których dotyczą ich uprawnienia, bez kolumny Modele.
Tworzenie grupy
- 1
Na stronie Grupy wybierz Nowa grupa.
- 2
Wpisz nazwę, np. „Sprzedaż”. Każda nazwa może być użyta w organizacji tylko raz.
- 3
Wybierz Utwórz grupę. Członków dodasz, gdy grupa zostanie utworzona.
Edytowanie grupy
Wybierz grupę, aby otworzyć jej panel boczny z kartami Szczegóły, Członkowie, Dostępy i Administratorzy. Pod nazwą grupy widać, ilu ma członków.
Szczegóły:
- Nazwa wyświetlana: zmień nazwę i wybierz Zmień nazwę. Dotychczasowe udostępnienia dla grupy nadal działają.
- Pokazuj w oknach udostępniania: gdy ten przełącznik jest wyłączony, osoby nie mogą już wybrać grupy podczas udostępniania przestrzeni danych, przepływów pracy i promptów. Dostęp, który grupa już otrzymała, pozostaje.
- Modele: pokazuje, czy grupa korzysta z modeli organizacji, czy ma własny wybór. Zmień na stronie „Modele” prowadzi do wyjątków dla grup.
- Usuń grupę: usuwa grupę po potwierdzeniu, zobacz niżej.
Członkowie wymienia członków grupy, np. „Członkowie (12)”. Aby kogoś dodać, wpisz imię, nazwisko lub adres e-mail w polu Dodaj osoby po imieniu, nazwisku lub e-mailu i wybierz Dodaj obok osoby. Wyszukiwane są tylko osoby, które już należą do organizacji. Usuń wyklucza osobę z grupy. Pokaż więcej wczytuje kolejnych członków.
Dostępy pokazuje, co członkowie mogą otworzyć dzięki tej grupie: Przestrzenie danych, Przepływy pracy i Prompty, każdorazowo z rolą grupy.
Administratorzy wymienia administratorów grupy wraz z ich obszarami. Zobacz Uprawnienia administracyjne i administratorzy grup.
Grupy danej osoby możesz też zmienić w jej szczegółach na stronie Osoby.
Osoby z uprawnieniami administracyjnymi widzą tylko karty, na które pozwalają ich obszary. Zobacz Grupy dla administratorów grupy.
Usuwanie grupy
Na karcie Szczegóły w panelu bocznym grupy wybierz Usuń grupę. Potwierdzenie wymienia uprawnienia, które członkowie mają tylko przez tę grupę i które stracą.
Usunięta grupa znika ze wszystkich list dostępu w organizacji. Jej członkowie pozostają w organizacji i zachowują swoje konta oraz wszystkie pozostałe uprawnienia.
